SLIMMER OMGAAN MET EMAIL

Miljarden emails per jaar
In 1971 werd de eerste email verstuurd. Tegenwoordig sturen gebruikers van het internet elkaar miljarden boodschappen per e-mail. Moest je 20 jaar geleden nog moeite doen om elkaar iets te vertellen, nu kun je elke gedachte binnen een paar seconden delen met collega’s, familie en vrienden. Tegelijkertijd ontvangen we van evenzoveel mensen belangrijke, maar voor een groot deel ook zeer onbelangrijke mail. Resultaat: overvolle email-box!

Kosten per medewerker: minstens half uur per dag
• Veel emails worden niet één, maar meerdere keren gelezen.
• Emails worden uitgeprint als geheugensteuntje.
• Als emails niet duidelijk zijn, wordt er over gebeld of wordt er nog een mail gestuurd.
• Belangrijke emails verdwijnen tussen de grote hoeveelheid niet-belangrijke emails.
We hoeven geen ingewikkelde berekeningen te maken. Emailverkeer kost elke onderneming veel geld. Als u dagelijks 15 mails ontvangt/verstuurt en u besteed gemiddeld één minuut aan de afhandeling/verzending hiervan, kost u dat een half uur per dag.

Wat doen?
1. Zelf veranderen
Begin zelf. Stuur minder mail.
2. Belangrijke mail
Belangrijke mail heeft te maken met je kerntaken. Concentreer je op de afhandeling van belangrijke mail. De rest is niet belangrijk. Neem daarover snel een beslissing.
3. Duidelijkheid
Gebruik een duidelijk onderwerp. Schrijf een kort, duidelijk bericht. Antwoord kort.
4. Beslissing
Maak helder welke beslissing je van de ontvanger vraagt. Stuur iedereen een aparte mail sturen, waarin je helder schrijft hetgeen je van die persoon verwacht. Dat is beter dan één grote onduidelijke mail aan heel veel mensen, met als resultaat dat niemand er iets mee doet.
5. Verzamelen
Verzamel diverse onderwerpen en stuur één mailbericht.
Ga niet, telkens als je iets te binnenschiet, een mail sturen.
6. Eén A4-tje
Zorg dat de mail bestaat uit één A-4tje. Haal de historie aan emails weg.
7. Email effectief?
Direct contact werkt het effectiefs. Voordeel van direct contact is ook dat kans op onjuiste interpretatie kleiner is. Direct contact versnelt besluitvorming en afhandeling. Realiseer je dat emailverkeer slechts één van de vormen van communicatie is, maar zeker niet het best en evenmin het snelst.
8. Vaste momenten om email te behandelen
Check aan het begin van de werkdag snel de ingekomen email. Plan verder een paar keer per dag om de email te behandelen.
9. Reageer niet
Reageer niet op mail waar je niet op wilt reageren. Als het echt belangrijk is, wordt je wel gebeld.
10. Gooi weg
Gooi afgehandelde mail weg of archiveer het in een aparte map. Laat het niet staan in je inbox.

Dagelijks besluiten nemen over papier/mail/dossiers

Vuistregels
1. Snel sorteren: houden, weggooien, weggeven
2. Wees streng voor jezelf
3. Bij twijfel maak je speciale stapel/map met twijfelgevallen. Je neemt de inhoud na een week, een maand weer door en je beslist dan wat en of je het nog nodig hebt.
4. Geef alles een vaste plek.
5. Houdt oppervlakken (tafels, bureau) zo leeg mogelijk
6. Sorteer losse spullen.
7. Ruim direct op en ruim altijd aan het eind van de dag op


Vragen om te beoordelen wat wel/niet weg kan
1. Houdt dit papier, deze mail, dit rapport verband met mijn hoofdproject?
2. Helpt dit papier, deze mail, dit rapport mij het werk af te krijgen?
3. Heeft dit papier, deze mail, dit rapport voordeel?
4. Raadpleeg ik dit papier, deze mail, dit rapport vaak?
5. Kan ik met dit papier, deze mail, dit rapport geld verdienen?
6. Heb ik tijd om iets met dit papier, deze mail, dit rapport te doen?
7. Zijn er fiscale of juridische redenen om het te bewaren?
8. Hoe zou mijn leven eruit zien zonder papier, deze mail, dit rapport?

Als je 1 van deze vragen met ‘ ja ‘ beantwoordt, dan moet je het papier/mail/rapport bewaren. Anders kan het weg. Doe dat dan ook direct.


Papier ordenen
Lees je post altijd boven de prullenbak. Wat weg kan, kun je dan ook direct weggooien.

Hanteer de volgende hoofdindeling:
1. Uit: moet naar iemand anders, naar de adm.
2. Lezen: snel scannen en relevante stukken inplannen om te lezen
3. Afwachten
4. Actie


Stel jezelf bij elk document de volgende vragen:
Moet en kan ik het afhandelen: actie (binnen 48 uur)
Wel afhandelen, niet nu: afwachten of bij je dossier
Wel afhandelen, afwachten op een ander: afwachten
Niet voor mijzelf delegeren, bakje uit
Niets mee doen, maar bewaren archiveren
Nieuw project maak een nieuwe map
Weggooien gooi het weg

Let op: het hoort bij je werk! Houd het bij.


Meer informatie: www.anskeplante.nl