Eén dag afkicken van email: de emailloze vrijdag!
Gunnar Michielssen is initiatiefnemer van de emailloze vrijdag (27 november as). Veel mensen zijn de hele tijd druk bezig met het bantwoorden van onbelangrijke emails. Dat kost teveel tijd en levert onnodig veel stress op. Probeer eens een dag de email niet te openen en kijk wat het oplevert.
Loslaten....
De emailloze vrijdag is een oefening in loslaten. Systemen en routines zijn er om het leven makkelijk te maken. Eénmaal ingevoerd, is het moeilijk zo’n routine los te laten. We houden er liever aan vast. Bang voor wat we gaan verliezen, bang voor het nieuwe dat we niet kennen. En daarom nemen we elke dag weer de beslissing om de email te openen en zo snel mogelijk te reageren.
Het vasthouden aan oude gebruiken blokkeert de weg naar nieuwe systemen en routines. Routines die mogelijk productiever zijn, meer opleveren en minder stress kosten.
...en je eigen weg kiezen
We beperken onszelf door te denken dat we “van nature niet georganiseerd zijn” of dat zo’n emailloze dag ons nooit zal lukken. Deze zelfbeperking is een self-fulfilling prophecy. We zijn zelf in deze verhalen gaan geloven. Ze zijn alleen niet waar; het zijn excuses om iets niet te doen. Als je wilt veranderen, als je slimmer wilt werken, zul je zelf je eigen weg moeten kiezen. Daar is moed en durf voor nodig. De moed om de dag te beginnen door andere beslissingen te nemen. Het kan. Het maakt al een belangrijke verschil als je doet alsof je het wel kunt, niet meer denkt aan waarom je niet zo kunnen en gelooft
in jezelf.
Ja, maar hoe ziet mijn mailbox er maandag dan uit?
Na een emailloze vrijdag, zit je mailbox maandag waarschijnlijk vol met mail.
Maar bedenk wat het doel is van het loslaten. Slapen, en het loslaten van je werk, heeft als doel dat je energie opdoet voor een nieuwe dag. Een emailloze dag heeft als doel dat je ontdekt dat je geen “slaaf” hoeft te zijn van de “urgentie” van alle email en dat je zelf kunt kiezen je te richten op hetgeen werkelijk belangrijk is.
Acht tips om de email voor een dag los te laten en je eigen weg te kiezen
1. Droom over wat je allemaal kunt doen op een emailloze dag. Schrijf je droom op. “Verbeelding en beleving brengt beweging”.
2. Voorbereiding. Ga op een plek zitten, waar je niet makkelijk in de verleiding kunt komen om toch je email te openen.
3. Overzicht op de werkplek. Zorg dat je niet afgeleid kunt worden door “rommel” op je bureau en om je heen.
4. Aanvalsplan. Denk na over hetgeen je gaat doen, als je de neiging krijgt naar je mail te gaan kijken.
5. Plan contact- en bespreekmomenten. Maak afspraken om belangrijke mails en andere onderwerpen direct met betrokkenen door te nemen. Vaak veel effectiever.
6. Belangrijke, niet-urgente taken. Eindelijk heb je tijd voor belangrijke, niet-urgente taken. Je kerntaken. Neem tijd om na te denken wat die taken zijn en dit mogelijk te bespreken met je leidinggevende/collega’s en er vooral aan te werken.
7. Tijd voor creativiteit. Neem tijd om de ideeën die je verzamelt nog eens door te nemen en te kijken of je ze kunt en wilt gebruiken. En neem tijd voor nieuwe ideeën, andere invalshoeken.
8. Behaal resultaten. Houd goed in de gaten hetgeen je tijdens je emailloze dag wilt bereiken. Zorg ook dat je het realiseert. Behaalde resultaten motiveren het best om nog eens een emailloze dag in te lassen.
Posts tonen met het label doelgericht. Alle posts tonen
Posts tonen met het label doelgericht. Alle posts tonen
donderdag 26 november 2009
woensdag 18 november 2009
SLIM WERKEN EN OP TIJD BIJ DE KIDS
Ik red het niet om mijn kinderen op tijd op te halen!
Je hebt het vast wel eens meegemaakt: deadlines op je werk. Je moet doorwerken, maar om 18.00 uur sluit de creche en staat je kind “op de stoep”. Tegenwoordig riskeren ouders bij sommige instellingen een boete als ze hun kinderen structureel te laat ophalen. Deze boete is bedoeld om de extra loonkosten (als gevolg van overuren) bij de opvanginstellingen te compenseren.
Conflict werk en privé levert stress op
Zowel vaders als moeders ervaren dat de combinatie tussen werk en privé de nodige stress veroorzaken. Ook op het werk kan frictie ontstaan. Uit onderzoek van JobTrack blijkt dat ruim 40% van de werknemers zich wel eens ergert aan collega’s met kinderen. Het gaat dan om situaties waarin collega’s bijvoorbeeld te vroeg vertrekken om hun kinderen op te halen.
Op tijd klaar met je werk
Hoe zorg je ervoor dat je op tijd klaar bent met je werk? Weggaan zonder stress en zonder dat collega’s zich aan je hoeven te ergeren. Kun je daar zelf wel invloed op uitoefenen? Of horen overwerken, langer doorwerken, lange dagen maken erbij? Volgens Goethe hebben we voldoende tijd, als we die maar op de juiste wijze gebruiken.
Zeven mythes ontkracht!
De mythes: ja, maar…..
1. …in kan mijn werk niet plannen.
Tijd wordt verspild, als we chaotisch te werk gaan.
Tip: Als je een eind wilt maken aan tijdverlies, breng dan orde, structuur en overzicht aan door je werkzaamheden te plannen.
2. ..wij beginnen de dag altijd uitgebreid met koetjes en kalfjes, dat zijn we zo gewend
Zeker belangrijk, maar geen kerntaak. Ga er dus ook planmatig mee om.
Tip: Plan elke ochtend een kwartier voor “koetjes en kalfjes” en ga daarna aan de slag.
3. ...ik ben afhankelijk van anderen en ik kan zelf niet zoveel sturen
De meeste mensen zijn afhankelijk van anderen. Je kunt echter wel degelijk hierin sturen.
Tips: Wees zelf duidelijk richting de ander. Geef je grenzen aan. Houd gesprekken zakelijk en blijf bij het onderwerp. Durf mensen ook te onderbreken en gesprekken af te ronden.
Let op: anderen kun je niet veranderen. Je kunt alleen jezelf veranderen.
4. …ik moet heel veel bellen en ben constant aan de telefoon
Als dat bij je werk hoort, is dat een kerntaak. Je kunt wel effectiever telefoneren. Effectiever wil zeggen dat er een balans is tussen de tijd die je besteed aan een gesprek en het resultaat.
Tips: Bundel en plan telefoongesprekken. Bereid telefoongesprekken ook voor (ahv bespreekpunten). Wees zakelijk tijdens telefoongesprekken.
5. …ik heb er geen last van
Onderzoek wijst uit dat onoverzichtelijkheid in je werk, op je werkplek, in je tijd stress veroorzaakt. Stress beïnvloedt je gedachten en je handelen. Stress kan zelfs leiden tot ziekte.
Tips: onderken en erken de situatie. Je kunt geen tijd erbij maken, je kunt zelf wel anders met je tijd omgaan. Breng overzicht aan. Maak je hoofd leeg. Zorg voor een overzichtelijke werkplek.
6. …af en toe heb ik tijd nodig om even niks te doen
Herkenbaar. Plan die tijd ook. Maar vraag jezelf ook af hoe het komt dat je geen energie meer hebt.
Tips: Duurde de vergadering te lang, zonder dat het resultaat had? Bespreek dit.
Werk met korte concentratieblokken van een half uur. Definieer een omlijnde taak, ga geconcentreerd aan het werk. Maak het af (goed is ook genoeg) en geniet daarna van je “beloning” (even niets doen of een kop koffie)
7. …ik ben het zo gewend
Toen je nog geen kinderen had, kon je ongestraft inefficiënt bezig zijn. De situatie is veranderd en je huidige aanpak volstaat niet meer om dit nieuwe “probleem” op te lossen.
Tip: Nieuwe systemen en routines kunnen je helpen om tijd te besparen. Traditionele oplossingen werken niet meer. Een effectieve beslissing vergt een ingreep in het oude systeem. Dat betekent dat we van vanzelfsprekendheden moeten afstappen.
Einstein zei eens: de belangrijkste problemen kunnen niet worden opgelost binnen hetzelfde kader waarin ze gecreëerd zijn.
Je hebt het vast wel eens meegemaakt: deadlines op je werk. Je moet doorwerken, maar om 18.00 uur sluit de creche en staat je kind “op de stoep”. Tegenwoordig riskeren ouders bij sommige instellingen een boete als ze hun kinderen structureel te laat ophalen. Deze boete is bedoeld om de extra loonkosten (als gevolg van overuren) bij de opvanginstellingen te compenseren.
Conflict werk en privé levert stress op
Zowel vaders als moeders ervaren dat de combinatie tussen werk en privé de nodige stress veroorzaken. Ook op het werk kan frictie ontstaan. Uit onderzoek van JobTrack blijkt dat ruim 40% van de werknemers zich wel eens ergert aan collega’s met kinderen. Het gaat dan om situaties waarin collega’s bijvoorbeeld te vroeg vertrekken om hun kinderen op te halen.
Op tijd klaar met je werk
Hoe zorg je ervoor dat je op tijd klaar bent met je werk? Weggaan zonder stress en zonder dat collega’s zich aan je hoeven te ergeren. Kun je daar zelf wel invloed op uitoefenen? Of horen overwerken, langer doorwerken, lange dagen maken erbij? Volgens Goethe hebben we voldoende tijd, als we die maar op de juiste wijze gebruiken.
Zeven mythes ontkracht!
De mythes: ja, maar…..
1. …in kan mijn werk niet plannen.
Tijd wordt verspild, als we chaotisch te werk gaan.
Tip: Als je een eind wilt maken aan tijdverlies, breng dan orde, structuur en overzicht aan door je werkzaamheden te plannen.
2. ..wij beginnen de dag altijd uitgebreid met koetjes en kalfjes, dat zijn we zo gewend
Zeker belangrijk, maar geen kerntaak. Ga er dus ook planmatig mee om.
Tip: Plan elke ochtend een kwartier voor “koetjes en kalfjes” en ga daarna aan de slag.
3. ...ik ben afhankelijk van anderen en ik kan zelf niet zoveel sturen
De meeste mensen zijn afhankelijk van anderen. Je kunt echter wel degelijk hierin sturen.
Tips: Wees zelf duidelijk richting de ander. Geef je grenzen aan. Houd gesprekken zakelijk en blijf bij het onderwerp. Durf mensen ook te onderbreken en gesprekken af te ronden.
Let op: anderen kun je niet veranderen. Je kunt alleen jezelf veranderen.
4. …ik moet heel veel bellen en ben constant aan de telefoon
Als dat bij je werk hoort, is dat een kerntaak. Je kunt wel effectiever telefoneren. Effectiever wil zeggen dat er een balans is tussen de tijd die je besteed aan een gesprek en het resultaat.
Tips: Bundel en plan telefoongesprekken. Bereid telefoongesprekken ook voor (ahv bespreekpunten). Wees zakelijk tijdens telefoongesprekken.
5. …ik heb er geen last van
Onderzoek wijst uit dat onoverzichtelijkheid in je werk, op je werkplek, in je tijd stress veroorzaakt. Stress beïnvloedt je gedachten en je handelen. Stress kan zelfs leiden tot ziekte.
Tips: onderken en erken de situatie. Je kunt geen tijd erbij maken, je kunt zelf wel anders met je tijd omgaan. Breng overzicht aan. Maak je hoofd leeg. Zorg voor een overzichtelijke werkplek.
6. …af en toe heb ik tijd nodig om even niks te doen
Herkenbaar. Plan die tijd ook. Maar vraag jezelf ook af hoe het komt dat je geen energie meer hebt.
Tips: Duurde de vergadering te lang, zonder dat het resultaat had? Bespreek dit.
Werk met korte concentratieblokken van een half uur. Definieer een omlijnde taak, ga geconcentreerd aan het werk. Maak het af (goed is ook genoeg) en geniet daarna van je “beloning” (even niets doen of een kop koffie)
7. …ik ben het zo gewend
Toen je nog geen kinderen had, kon je ongestraft inefficiënt bezig zijn. De situatie is veranderd en je huidige aanpak volstaat niet meer om dit nieuwe “probleem” op te lossen.
Tip: Nieuwe systemen en routines kunnen je helpen om tijd te besparen. Traditionele oplossingen werken niet meer. Een effectieve beslissing vergt een ingreep in het oude systeem. Dat betekent dat we van vanzelfsprekendheden moeten afstappen.
Einstein zei eens: de belangrijkste problemen kunnen niet worden opgelost binnen hetzelfde kader waarin ze gecreëerd zijn.
maandag 16 november 2009
SLIMMER OMGAAN MET EMAIL
Miljarden emails per jaar
In 1971 werd de eerste email verstuurd. Tegenwoordig sturen gebruikers van het internet elkaar miljarden boodschappen per e-mail. Moest je 20 jaar geleden nog moeite doen om elkaar iets te vertellen, nu kun je elke gedachte binnen een paar seconden delen met collega’s, familie en vrienden. Tegelijkertijd ontvangen we van evenzoveel mensen belangrijke, maar voor een groot deel ook zeer onbelangrijke mail. Resultaat: overvolle email-box!
Kosten per medewerker: minstens half uur per dag
• Veel emails worden niet één, maar meerdere keren gelezen.
• Emails worden uitgeprint als geheugensteuntje.
• Als emails niet duidelijk zijn, wordt er over gebeld of wordt er nog een mail gestuurd.
• Belangrijke emails verdwijnen tussen de grote hoeveelheid niet-belangrijke emails.
We hoeven geen ingewikkelde berekeningen te maken. Emailverkeer kost elke onderneming veel geld. Als u dagelijks 15 mails ontvangt/verstuurt en u besteed gemiddeld één minuut aan de afhandeling/verzending hiervan, kost u dat een half uur per dag.
Wat doen?
1. Zelf veranderen
Begin zelf. Stuur minder mail.
2. Belangrijke mail
Belangrijke mail heeft te maken met je kerntaken. Concentreer je op de afhandeling van belangrijke mail. De rest is niet belangrijk. Neem daarover snel een beslissing.
3. Duidelijkheid
Gebruik een duidelijk onderwerp. Schrijf een kort, duidelijk bericht. Antwoord kort.
4. Beslissing
Maak helder welke beslissing je van de ontvanger vraagt. Stuur iedereen een aparte mail sturen, waarin je helder schrijft hetgeen je van die persoon verwacht. Dat is beter dan één grote onduidelijke mail aan heel veel mensen, met als resultaat dat niemand er iets mee doet.
5. Verzamelen
Verzamel diverse onderwerpen en stuur één mailbericht.
Ga niet, telkens als je iets te binnenschiet, een mail sturen.
6. Eén A4-tje
Zorg dat de mail bestaat uit één A-4tje. Haal de historie aan emails weg.
7. Email effectief?
Direct contact werkt het effectiefs. Voordeel van direct contact is ook dat kans op onjuiste interpretatie kleiner is. Direct contact versnelt besluitvorming en afhandeling. Realiseer je dat emailverkeer slechts één van de vormen van communicatie is, maar zeker niet het best en evenmin het snelst.
8. Vaste momenten om email te behandelen
Check aan het begin van de werkdag snel de ingekomen email. Plan verder een paar keer per dag om de email te behandelen.
9. Reageer niet
Reageer niet op mail waar je niet op wilt reageren. Als het echt belangrijk is, wordt je wel gebeld.
10. Gooi weg
Gooi afgehandelde mail weg of archiveer het in een aparte map. Laat het niet staan in je inbox.
In 1971 werd de eerste email verstuurd. Tegenwoordig sturen gebruikers van het internet elkaar miljarden boodschappen per e-mail. Moest je 20 jaar geleden nog moeite doen om elkaar iets te vertellen, nu kun je elke gedachte binnen een paar seconden delen met collega’s, familie en vrienden. Tegelijkertijd ontvangen we van evenzoveel mensen belangrijke, maar voor een groot deel ook zeer onbelangrijke mail. Resultaat: overvolle email-box!
Kosten per medewerker: minstens half uur per dag
• Veel emails worden niet één, maar meerdere keren gelezen.
• Emails worden uitgeprint als geheugensteuntje.
• Als emails niet duidelijk zijn, wordt er over gebeld of wordt er nog een mail gestuurd.
• Belangrijke emails verdwijnen tussen de grote hoeveelheid niet-belangrijke emails.
We hoeven geen ingewikkelde berekeningen te maken. Emailverkeer kost elke onderneming veel geld. Als u dagelijks 15 mails ontvangt/verstuurt en u besteed gemiddeld één minuut aan de afhandeling/verzending hiervan, kost u dat een half uur per dag.
Wat doen?
1. Zelf veranderen
Begin zelf. Stuur minder mail.
2. Belangrijke mail
Belangrijke mail heeft te maken met je kerntaken. Concentreer je op de afhandeling van belangrijke mail. De rest is niet belangrijk. Neem daarover snel een beslissing.
3. Duidelijkheid
Gebruik een duidelijk onderwerp. Schrijf een kort, duidelijk bericht. Antwoord kort.
4. Beslissing
Maak helder welke beslissing je van de ontvanger vraagt. Stuur iedereen een aparte mail sturen, waarin je helder schrijft hetgeen je van die persoon verwacht. Dat is beter dan één grote onduidelijke mail aan heel veel mensen, met als resultaat dat niemand er iets mee doet.
5. Verzamelen
Verzamel diverse onderwerpen en stuur één mailbericht.
Ga niet, telkens als je iets te binnenschiet, een mail sturen.
6. Eén A4-tje
Zorg dat de mail bestaat uit één A-4tje. Haal de historie aan emails weg.
7. Email effectief?
Direct contact werkt het effectiefs. Voordeel van direct contact is ook dat kans op onjuiste interpretatie kleiner is. Direct contact versnelt besluitvorming en afhandeling. Realiseer je dat emailverkeer slechts één van de vormen van communicatie is, maar zeker niet het best en evenmin het snelst.
8. Vaste momenten om email te behandelen
Check aan het begin van de werkdag snel de ingekomen email. Plan verder een paar keer per dag om de email te behandelen.
9. Reageer niet
Reageer niet op mail waar je niet op wilt reageren. Als het echt belangrijk is, wordt je wel gebeld.
10. Gooi weg
Gooi afgehandelde mail weg of archiveer het in een aparte map. Laat het niet staan in je inbox.
vrijdag 6 november 2009
SLIMMER WERKEN BEGINT MET EEN BEGROTING
Begrotingen: de sleutel tot een stabiele financiële basis!
In een tijd van economische onzekerheid en financiële crisis, is de begroting een belangrijk instrument. In feite is een begroting niets anders dan een financiële vertaling van de doelstellingen van een organisatie. Eenvoudig? Cijfers over faillissementen en verhalen over bestuurlijk falen wijzen anders uit.
Belangrijkste oorzaak van business frustratie en falen is dat aan het doel van ondernemingen en aan de missie van ondernemingen zo zelden adequate aandacht wordt gegeven
Aldus Peter Drucker, een bekende Amerikaanse management-consultant en schrijver van diverse boeken. Hoe kunnen we het eenvoudige hulpmiddel dat de begroting toch eigenlijk is, inzetten als hedendaags wapen in de economische arena.
Tips bij het begroten
1. Niet teveel doelen
Wees specifiek in je doelstellingen. Durf hierin keuzes te maken. Als je teveel tegelijk ten doel stelt, weet je haast zeker dat je uiteindelijk weinig of niets realiseert.
2. Verbind consequenties aan de realisatie
Al te vaak wordt voorbij gegaan aan de realisatie van het afgelopen jaar. Ofwel, er wordt wel naar gekeken, maar er worden geen consequenties aan verbonden. Durf de moed te hebben om ergens mee te stoppen en iets nieuws uit te proberen.
3. Overeenstemming
Maar al te vaak wordt een begroting niet gerealiseerd, omdat er toch geen overeenstemming is tussen de mensen die de doelen moeten realiseren. Zorg ervoor dat je echt op één lijn zit. Met teveel kapiteins op hetzelfde schip blijft het schipperen.
4. Kapitein
Reageer als onderneming op veranderende omstandigheden en laat je niet meevoeren op de golven. Gedraag je als kapitein.
5. Controle
Bouw overzicht en structuur in, zodat je kunt meten of je op koers ligt. En stuur bij als dat nodig is.
6. Nee zeggen: niet leuk, wel nodig
Iets niet doen, nee zeggen, een beslissing nemen, is niet leuk. Wel nodig. Het gaat ook niet over leuk. Het gaat erover of je op koers ligt en je doelstellingen realiseert.
7. Let op de kleintjes
Veel kostenposten worden begroot op basis van cijfers van voorgaande jaren. Niet altijd wordt gekeken of het echt noodzakelijk is. Veel onderwerpen kunnen anders worden aangepakt. Ga de discussie aan.
Succes
Anske Plante Professional Organizing (www.anskeplante.nl)
In een tijd van economische onzekerheid en financiële crisis, is de begroting een belangrijk instrument. In feite is een begroting niets anders dan een financiële vertaling van de doelstellingen van een organisatie. Eenvoudig? Cijfers over faillissementen en verhalen over bestuurlijk falen wijzen anders uit.
Belangrijkste oorzaak van business frustratie en falen is dat aan het doel van ondernemingen en aan de missie van ondernemingen zo zelden adequate aandacht wordt gegeven
Aldus Peter Drucker, een bekende Amerikaanse management-consultant en schrijver van diverse boeken. Hoe kunnen we het eenvoudige hulpmiddel dat de begroting toch eigenlijk is, inzetten als hedendaags wapen in de economische arena.
Tips bij het begroten
1. Niet teveel doelen
Wees specifiek in je doelstellingen. Durf hierin keuzes te maken. Als je teveel tegelijk ten doel stelt, weet je haast zeker dat je uiteindelijk weinig of niets realiseert.
2. Verbind consequenties aan de realisatie
Al te vaak wordt voorbij gegaan aan de realisatie van het afgelopen jaar. Ofwel, er wordt wel naar gekeken, maar er worden geen consequenties aan verbonden. Durf de moed te hebben om ergens mee te stoppen en iets nieuws uit te proberen.
3. Overeenstemming
Maar al te vaak wordt een begroting niet gerealiseerd, omdat er toch geen overeenstemming is tussen de mensen die de doelen moeten realiseren. Zorg ervoor dat je echt op één lijn zit. Met teveel kapiteins op hetzelfde schip blijft het schipperen.
4. Kapitein
Reageer als onderneming op veranderende omstandigheden en laat je niet meevoeren op de golven. Gedraag je als kapitein.
5. Controle
Bouw overzicht en structuur in, zodat je kunt meten of je op koers ligt. En stuur bij als dat nodig is.
6. Nee zeggen: niet leuk, wel nodig
Iets niet doen, nee zeggen, een beslissing nemen, is niet leuk. Wel nodig. Het gaat ook niet over leuk. Het gaat erover of je op koers ligt en je doelstellingen realiseert.
7. Let op de kleintjes
Veel kostenposten worden begroot op basis van cijfers van voorgaande jaren. Niet altijd wordt gekeken of het echt noodzakelijk is. Veel onderwerpen kunnen anders worden aangepakt. Ga de discussie aan.
Succes
Anske Plante Professional Organizing (www.anskeplante.nl)
dinsdag 30 juni 2009
Plannen en het ook doen
..............over planning, control, communicatie en vooral doen
"Er is geen betrouwbaar, volledig en tijdig overzicht in de financiën en in de bezetting".
"Het administratieve proces (financieel en personeel) verloopt inefficiënt en ineffectief"
We leven in een tijd dat met één druk op de knop alle gewenste informatie beschikbaar is. Up-to-date verwerkt, dus volledig, betrouwbaar en tijdig.
Ondenkbaar dat veel managers nog steeds klagen over gebrek aan overzicht.
Onwenselijk bovendien!
Een handreiking voor oplossingen: niet duur, niet makkelijk, wel eenvoudig.
Begin bij het begin: planning, control, communicatie en vooral doen.
Rennen, vliegen, vallen en weer opstaan....
Haast, we moeten steeds sneller. Alles om ons heen gaat steeds sneller. Er verandert steeds meer. Binnen organisaties verandert ook vaak van alles.
Dat kan het idee geven dat we achter de feiten aanhollen, dat we niet altijd precies meer weten waar we naar toe gaan en het overzicht verliezen. Tijd om pas op de plaats maken.
Vallen en weer opstaan
Vallen en weer opstaan kost energie. Langzaam maar zeker op het doel afgaan is effectiever.
Een sporter werkt met een doel voor ogen. Alles, maar dan ook alles, is gericht op realisatie van dat doel. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De coach zal voortdurend meten hoe de voortgang is, om heel gericht bij te kunnen sturen.
Een bedrijf kan het zich ook niet veroorloven om te vallen en weer op te moeten krabbelen. Alles in het bedrijf moet gericht zijn op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Voortdurend moet worden bijgestuurd. Om te kunnen bijsturen, is het nodig om tijdig juiste en relevante informatie te krijgen.
Overzicht aanbrengen
Pas op de plaats maken en overzicht aanbrengen begint dus met de vraag wat het doel is waarna men streeft. Het doel zorgt ervoor dat de medewerkers zich kunnen richten op de zaken die belangrijk zijn (die meehelpen om het doel te realiseren) en dat ze kunnen stoppen met zaken die geen bijdrage leveren aan het doel.
Het vaststellen en realiseren van een doel vraagt om het constant maken van keuzes, stellen van prioriteiten (wat doe we nu en wat doen later) en plannen van het werk (in relatie tot de doelstellingen). Ofwel: planning en control.
Planning en control
Planning en control is het richting geven en het op koers houden van een organisatie. Planning en control is geen doel op zich. Het is een middel om telkens de vraag te stellen "liggen we als organisatie nog op koers" en om ook daadwerkelijk te kunnen bijsturen.
Planning en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder planning geen control, maar zonder control ook geen planning.
Tip: houd constant zicht op het hoofddoel van planning en control,
nl het op koers houden van de organisatie.
Plannen
Plannen is zowel een werkwoord als een proces.
Het werkwoord geeft aan dat plannen geen eenmalige afgeronde gebeurtenis is. Plannen is een actie die constant vraagt om een reactie.
Het proces geeft aan dat plannen niet een activiteit is die op zichzelf staat, maar dat het bestaat uit meerdere activiteit. Om een proces te realiseren zijn ook meerdere zaken nodig:
• mensen die bepaalde activiteiten uitvoeren;
• kaders die zijn gesteld (normen, randvoorwaarden);
• activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bepaalde resultaten te behalen;
• middelen om de activiteiten uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld cijfers)
• resultaten, dit is hetgeen een proces uiteindelijk oplevert.
Het planning- of begrotingsproces dat zo rond de zomermaanden weer van start gaat, is heel wat omvangrijker en complexer dan het even in elkaar sleutelen van de begroting door de controller.
En belangrijk kenmerk van een proces: je kunt pas starten met een volgend proces als het voorgaande proces goed is afgerond. Als het planningsproces niet goed is afgerond, kun je dus ook niet starten met de control.
Tip: houd het eenvoudig en maak concrete en haalbare plannen
Praten
Wat wordt gemist in het rijtje van zaken die nodig zijn om een proces te realiseren, is communicatie. Hieronder een aantal tips:
• Neem niet alleen de tijd om uitgebreid te praten over de doelstellingen, maar ook over de vertaling van de doelstellingen in de concrete begrotingscijfers.
• Spreek elkaar ook aan op normen, kaders en randvoorwaarden. Deze zijn er niet voor niks. Houd je er dus aan.
• Als kaders en voorwaarden worden overschreden, bespreek dit dan. En verbindt er ook consequenties aan.
"De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit," aldus Kathryn Yates, directeur communicatieadvies van Watson Wyatt. "Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen".
Plannen alleen werken niet
Als het plan niet heel concreet en nauwkeurig wordt vertaald in gedrag dat nodig is om het plan te kunnen realiseren, zal er niets gebeuren. Dan blijft het een mooi plan. De begroting is dus niet zomaar een optelling van bedragen, maar er liggen concrete acties onder. Deze acties moeten ingepland worden gedurende het jaar. Er moeten beslissingen worden genomen om de acties te kunnen realiseren.
Tips:
1. plan de acties in, zodat ze gerealiseerd kunnen worden;
2. houdt de voortgang in de gaten en stuur bij als dat nodig is;
3. bespreek wat niet volgens de planning is en besluit tot bijsturing of tot andere actie;
4. houd je met elkaar aan de regels van het spel;
5. doe het gewoon;
6. houdt vol;
7. vertoon wilskracht
"Het ongeduld heeft vleugels en vliegt zijn doel voorbij, het voornemen pakt zijn koffer en mist de reiskoets, de wilskracht vertrekt te voet en komt waar zij wezen wil."
Meer informatie: www.anskeplante.nl
"Er is geen betrouwbaar, volledig en tijdig overzicht in de financiën en in de bezetting".
"Het administratieve proces (financieel en personeel) verloopt inefficiënt en ineffectief"
We leven in een tijd dat met één druk op de knop alle gewenste informatie beschikbaar is. Up-to-date verwerkt, dus volledig, betrouwbaar en tijdig.
Ondenkbaar dat veel managers nog steeds klagen over gebrek aan overzicht.
Onwenselijk bovendien!
Een handreiking voor oplossingen: niet duur, niet makkelijk, wel eenvoudig.
Begin bij het begin: planning, control, communicatie en vooral doen.
Rennen, vliegen, vallen en weer opstaan....
Haast, we moeten steeds sneller. Alles om ons heen gaat steeds sneller. Er verandert steeds meer. Binnen organisaties verandert ook vaak van alles.
Dat kan het idee geven dat we achter de feiten aanhollen, dat we niet altijd precies meer weten waar we naar toe gaan en het overzicht verliezen. Tijd om pas op de plaats maken.
Vallen en weer opstaan
Vallen en weer opstaan kost energie. Langzaam maar zeker op het doel afgaan is effectiever.
Een sporter werkt met een doel voor ogen. Alles, maar dan ook alles, is gericht op realisatie van dat doel. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De coach zal voortdurend meten hoe de voortgang is, om heel gericht bij te kunnen sturen.
Een bedrijf kan het zich ook niet veroorloven om te vallen en weer op te moeten krabbelen. Alles in het bedrijf moet gericht zijn op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Voortdurend moet worden bijgestuurd. Om te kunnen bijsturen, is het nodig om tijdig juiste en relevante informatie te krijgen.
Overzicht aanbrengen
Pas op de plaats maken en overzicht aanbrengen begint dus met de vraag wat het doel is waarna men streeft. Het doel zorgt ervoor dat de medewerkers zich kunnen richten op de zaken die belangrijk zijn (die meehelpen om het doel te realiseren) en dat ze kunnen stoppen met zaken die geen bijdrage leveren aan het doel.
Het vaststellen en realiseren van een doel vraagt om het constant maken van keuzes, stellen van prioriteiten (wat doe we nu en wat doen later) en plannen van het werk (in relatie tot de doelstellingen). Ofwel: planning en control.
Planning en control
Planning en control is het richting geven en het op koers houden van een organisatie. Planning en control is geen doel op zich. Het is een middel om telkens de vraag te stellen "liggen we als organisatie nog op koers" en om ook daadwerkelijk te kunnen bijsturen.
Planning en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder planning geen control, maar zonder control ook geen planning.
Tip: houd constant zicht op het hoofddoel van planning en control,
nl het op koers houden van de organisatie.
Plannen
Plannen is zowel een werkwoord als een proces.
Het werkwoord geeft aan dat plannen geen eenmalige afgeronde gebeurtenis is. Plannen is een actie die constant vraagt om een reactie.
Het proces geeft aan dat plannen niet een activiteit is die op zichzelf staat, maar dat het bestaat uit meerdere activiteit. Om een proces te realiseren zijn ook meerdere zaken nodig:
• mensen die bepaalde activiteiten uitvoeren;
• kaders die zijn gesteld (normen, randvoorwaarden);
• activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bepaalde resultaten te behalen;
• middelen om de activiteiten uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld cijfers)
• resultaten, dit is hetgeen een proces uiteindelijk oplevert.
Het planning- of begrotingsproces dat zo rond de zomermaanden weer van start gaat, is heel wat omvangrijker en complexer dan het even in elkaar sleutelen van de begroting door de controller.
En belangrijk kenmerk van een proces: je kunt pas starten met een volgend proces als het voorgaande proces goed is afgerond. Als het planningsproces niet goed is afgerond, kun je dus ook niet starten met de control.
Tip: houd het eenvoudig en maak concrete en haalbare plannen
Praten
Wat wordt gemist in het rijtje van zaken die nodig zijn om een proces te realiseren, is communicatie. Hieronder een aantal tips:
• Neem niet alleen de tijd om uitgebreid te praten over de doelstellingen, maar ook over de vertaling van de doelstellingen in de concrete begrotingscijfers.
• Spreek elkaar ook aan op normen, kaders en randvoorwaarden. Deze zijn er niet voor niks. Houd je er dus aan.
• Als kaders en voorwaarden worden overschreden, bespreek dit dan. En verbindt er ook consequenties aan.
"De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit," aldus Kathryn Yates, directeur communicatieadvies van Watson Wyatt. "Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen".
Plannen alleen werken niet
Als het plan niet heel concreet en nauwkeurig wordt vertaald in gedrag dat nodig is om het plan te kunnen realiseren, zal er niets gebeuren. Dan blijft het een mooi plan. De begroting is dus niet zomaar een optelling van bedragen, maar er liggen concrete acties onder. Deze acties moeten ingepland worden gedurende het jaar. Er moeten beslissingen worden genomen om de acties te kunnen realiseren.
Tips:
1. plan de acties in, zodat ze gerealiseerd kunnen worden;
2. houdt de voortgang in de gaten en stuur bij als dat nodig is;
3. bespreek wat niet volgens de planning is en besluit tot bijsturing of tot andere actie;
4. houd je met elkaar aan de regels van het spel;
5. doe het gewoon;
6. houdt vol;
7. vertoon wilskracht
"Het ongeduld heeft vleugels en vliegt zijn doel voorbij, het voornemen pakt zijn koffer en mist de reiskoets, de wilskracht vertrekt te voet en komt waar zij wezen wil."
Meer informatie: www.anskeplante.nl
dinsdag 16 juni 2009
Dagschema: sleutel tot succes voor ADHD'ers
Een huis vol met restanten van onvoltooide activiteiten. Halfgeopende post op de tafel. Opgestapelde borden op het aanrecht. Kleding die op de grond ligt, in plaats van in de kast. Terwijl de ene activiteit nog niet is afgerond, verder gaan met een andere activiteit. Omdat overal restanten aanwezig zijn van onvoltooide activiteiten, lijkt het zinloos ergens op te gaan ruimen.
Planning en organisatie
Mijn klant is een vrouw van middelbare leeftijd. Ze werkt vanuit huis, is getrouwd en heeft drie kinderen. Sinds kort is bij haar de diagnose ADHD gesteld. Volwassenen met ADHD kampen vaak met problemen op het gebied van planning en organisatie. Dit geldt met name voor vrouwen, omdat zij niet alleen zichzelf moeten organiseren,. maar ook hun huis, huishouden en gezin.
Overvoering, vermijding, ontmoediging
De restanten van onvoltooide activiteiten leiden tot “overvoering” en tot vermijdingsgedrag. Vluchten in het werk, in pc-spelletjes. Vluchten om niet in actie te hoeven komen. Het blijkt lastig deze vicieuze cirkel zelf te doorbreken. Maar hulp inroepen en accepteren roept ook weerstand en angst op. Angst dat de situatie hopeloos is. Bang dat er heel veel veranderd moet worden. En vooral bang dat de problemen groter zullen worden.
Situatie veranderen
Het veranderen van intenties is goed, maar onvoldoende om resultaat te boeken. Om het idee van hopeloosheid en uitzichtloosheid te doorbreken, zal de situatie zichtbaar moeten worden veranderd. Op die manier is er een kans van slagen dat ook het gedrag kan worden veranderd. We gaan op zoek naar een strategie (aanpak) die structuur en steun geeft.
Strategie
Doel van de aanpak is nooit opruimen. Opruimen is een middel om een bepaald doel te bereiken. En dat doel is voor iedereen anders. In dit geval was het doel structuur aanbrengen en nieuwe gewoonten aanleren.
De aanpak heeft de meeste kans van slagen als deze aansluit bij aanpakken die met succes worden gebruikt. Deze klant werkt met een gedetailleerd dagschema betreffende haar werk.
Nieuwe gewoonten in het huishouden aanleren, heeft veel kans van slagen als deze worden ingepast in het dagelijks werkschema. Na elk schoonmaak- en opruimblokje (van telkens een paar minuten) is weer een werkblok van 20-30 minuten ingeroosterd..
Tip: plan niet teveel op één dag. Kans is dan nl groot dat je gefrustreerd raakt.
Structuur
Werken volgens een rooster, dat per dag vastligt in de agenda, kan veel steun bieden. Dat betekent dat de agenda gebruikt moet worden om te kijken wat er nog gedaan moet worden en afgehandelde zaken weg te strepen.
De ene dag is het makkelijker om het rooster te volgen. Het is belangrijk om niet op te geven, als het een dag niet zo goed gaat. Ga na wat de oorzaak is geweest (was er teveel ingepland, waren er onvoorziene omstandigheden). Misschien moet het rooster worden aangepast, omdat het niet realistisch is. Of misschien is er op sommige dagen meer tijd voor huishoudelijke taken dan op andere dagen. Ook in dat geval moet het rooster worden aangepast. Wees ook niet zo perfectionistisch, om direct alles te willen veranderen. Maar begin met kleine realistische veranderingen en houdt deze vol.
Tip: Doe activiteiten in de geplande tijd en maak zaken af.
Steun
Er zijn verschillende dingen te bedenken die steun kunnen geven om nieuwe gewoonten aan te leren en vol te houden. Zo kan het bijvoorbeeld helpen om hardop tegen jezelf te praten om je te herinneren waar je iets hebt neergelegd of dat je iets gaat doen. Ook kan het helpen om de dagelijkse routines leuk te maken, door bijvoorbeeld muziek aan te zetten.
Succes
Een strategische aanpak is nodig om vermijdingsgedrag te doorbreken.
Met deze strategie en door de realisatie van kleine veranderingen, krijgen mensen vertrouwen in eigen kunnen. En vertrouwen in eigen kunnen leidt tot succes.
Blijf leren hoe je moet leven zolang als je leeft.
Meer informatie: www.anskeplante.nl
Planning en organisatie
Mijn klant is een vrouw van middelbare leeftijd. Ze werkt vanuit huis, is getrouwd en heeft drie kinderen. Sinds kort is bij haar de diagnose ADHD gesteld. Volwassenen met ADHD kampen vaak met problemen op het gebied van planning en organisatie. Dit geldt met name voor vrouwen, omdat zij niet alleen zichzelf moeten organiseren,. maar ook hun huis, huishouden en gezin.
Overvoering, vermijding, ontmoediging
De restanten van onvoltooide activiteiten leiden tot “overvoering” en tot vermijdingsgedrag. Vluchten in het werk, in pc-spelletjes. Vluchten om niet in actie te hoeven komen. Het blijkt lastig deze vicieuze cirkel zelf te doorbreken. Maar hulp inroepen en accepteren roept ook weerstand en angst op. Angst dat de situatie hopeloos is. Bang dat er heel veel veranderd moet worden. En vooral bang dat de problemen groter zullen worden.
Situatie veranderen
Het veranderen van intenties is goed, maar onvoldoende om resultaat te boeken. Om het idee van hopeloosheid en uitzichtloosheid te doorbreken, zal de situatie zichtbaar moeten worden veranderd. Op die manier is er een kans van slagen dat ook het gedrag kan worden veranderd. We gaan op zoek naar een strategie (aanpak) die structuur en steun geeft.
Strategie
Doel van de aanpak is nooit opruimen. Opruimen is een middel om een bepaald doel te bereiken. En dat doel is voor iedereen anders. In dit geval was het doel structuur aanbrengen en nieuwe gewoonten aanleren.
De aanpak heeft de meeste kans van slagen als deze aansluit bij aanpakken die met succes worden gebruikt. Deze klant werkt met een gedetailleerd dagschema betreffende haar werk.
Nieuwe gewoonten in het huishouden aanleren, heeft veel kans van slagen als deze worden ingepast in het dagelijks werkschema. Na elk schoonmaak- en opruimblokje (van telkens een paar minuten) is weer een werkblok van 20-30 minuten ingeroosterd..
Tip: plan niet teveel op één dag. Kans is dan nl groot dat je gefrustreerd raakt.
Structuur
Werken volgens een rooster, dat per dag vastligt in de agenda, kan veel steun bieden. Dat betekent dat de agenda gebruikt moet worden om te kijken wat er nog gedaan moet worden en afgehandelde zaken weg te strepen.
De ene dag is het makkelijker om het rooster te volgen. Het is belangrijk om niet op te geven, als het een dag niet zo goed gaat. Ga na wat de oorzaak is geweest (was er teveel ingepland, waren er onvoorziene omstandigheden). Misschien moet het rooster worden aangepast, omdat het niet realistisch is. Of misschien is er op sommige dagen meer tijd voor huishoudelijke taken dan op andere dagen. Ook in dat geval moet het rooster worden aangepast. Wees ook niet zo perfectionistisch, om direct alles te willen veranderen. Maar begin met kleine realistische veranderingen en houdt deze vol.
Tip: Doe activiteiten in de geplande tijd en maak zaken af.
Steun
Er zijn verschillende dingen te bedenken die steun kunnen geven om nieuwe gewoonten aan te leren en vol te houden. Zo kan het bijvoorbeeld helpen om hardop tegen jezelf te praten om je te herinneren waar je iets hebt neergelegd of dat je iets gaat doen. Ook kan het helpen om de dagelijkse routines leuk te maken, door bijvoorbeeld muziek aan te zetten.
Succes
Een strategische aanpak is nodig om vermijdingsgedrag te doorbreken.
Met deze strategie en door de realisatie van kleine veranderingen, krijgen mensen vertrouwen in eigen kunnen. En vertrouwen in eigen kunnen leidt tot succes.
Blijf leren hoe je moet leven zolang als je leeft.
Meer informatie: www.anskeplante.nl
dinsdag 9 juni 2009
Gezond leven ...... minder stress
Steeds sneller, steeds meer stress
Tegenwoordig hebben we het idee dat we overal aan mee moeten doen en dat we niks kunnen missen. Je bent overal bereikbaar en kunt iedereen tot op de seconde laten weten wat je aan het doen bent. Enkele cijfers over mobiele telefonie illustreren dit:
• In 1995 had 3% van de 100 mensen een mobiel. Nu is dat meer dan 90%.
• We hebben ruim 19 miljoen aansluitingen. Veel mensen hebben 2 of meer 06-nummers.
• Vijftien jaar geleden werd het 1e sms-je gestuurd. In 2009 zullen er meer dan 43 miljard sms-jes worden verstuurd.
Het is leuk dat we kunnen bellen en gebeld kunnen worden, maar het kost veel tijd, het kost concentratie, het vraagt constant om beslissingen en het levert ook de nodige stress op. Stress leidt tot veel gezondheidsklachten. Het schijnt dat in Amerika 75 tot 90 procent van de mensen naar de huisarts gaat met stressgerelateerde problemen. Uit onderzoek in Engeland blijkt dat jaarlijks 13,5 miljoen werkdagen verloren gaan als gevolg van stress. In de hele EU zouden jaarlijks 10 miljoen werknemers ziek worden door stress op het werk. Cijfers voor Nederland laten zien dat zo’n 10.000 mensen per jaar door stress in de WAO komen.
Hoe ontstaat stress?
Stress ontstaat als we proberen te veel dingen tegelijk te doen. Wij zetten ons zelf onder druk en zijn zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor de stress die we ervaren.
Daarnaast zijn er nog een aantal andere zaken die stress opleveren:
1. bepaalde gebeurtenissen in het leven, de zogenaamde 'stressfull life-events'. Deze leveren voor iedereen stress op. Bijvoorbeeld:
- overlijden van een partner;
- echtscheiding;
- het overlijden van een naast familielid;
- ziekte.
2. Er zijn ook gebeurtenissen of omstandigheden die voor de ene persoon wel stress opleveren en voor de andere persoon niet. Voorbeelden zijn een conflict op het werk of de aankoop van een huis: voor de een stressvol, voor de ander 'niks aan de hand.' Dit heeft te maken met draagkracht ('hoeveel je kunt hebben').
3. Ook maken bepaalde karaktereigenschappen de ene persoon gevoeliger voor stress dan de ander. Vatbaarder voor stress zijn:
- perfectionisten;
- mensen die moeilijk 'nee' kunnen zeggen;
- mensen met een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
- introverte mensen;
- pessimisten.
4. Stress heeft ook te maken met de cultuur. In westerse landen komt stress vaker voor dan in andere delen van de wereld.
Hoe zorg je voor minder stress?
Vier hoofdregels
1. Zeg nee: Stop met bepaalde activiteiten, gooi spullen weg
2. Breng overzicht aan: neem beslissingen en maak ruimte (in je huis, in je hoofd, op je werkplek, in je werk, enz.)
3. Besteed aandacht aan zaken die werkelijk belangrijk zijn
4. Houd vol!
Tegenwoordig hebben we het idee dat we overal aan mee moeten doen en dat we niks kunnen missen. Je bent overal bereikbaar en kunt iedereen tot op de seconde laten weten wat je aan het doen bent. Enkele cijfers over mobiele telefonie illustreren dit:
• In 1995 had 3% van de 100 mensen een mobiel. Nu is dat meer dan 90%.
• We hebben ruim 19 miljoen aansluitingen. Veel mensen hebben 2 of meer 06-nummers.
• Vijftien jaar geleden werd het 1e sms-je gestuurd. In 2009 zullen er meer dan 43 miljard sms-jes worden verstuurd.
Het is leuk dat we kunnen bellen en gebeld kunnen worden, maar het kost veel tijd, het kost concentratie, het vraagt constant om beslissingen en het levert ook de nodige stress op. Stress leidt tot veel gezondheidsklachten. Het schijnt dat in Amerika 75 tot 90 procent van de mensen naar de huisarts gaat met stressgerelateerde problemen. Uit onderzoek in Engeland blijkt dat jaarlijks 13,5 miljoen werkdagen verloren gaan als gevolg van stress. In de hele EU zouden jaarlijks 10 miljoen werknemers ziek worden door stress op het werk. Cijfers voor Nederland laten zien dat zo’n 10.000 mensen per jaar door stress in de WAO komen.
Hoe ontstaat stress?
Stress ontstaat als we proberen te veel dingen tegelijk te doen. Wij zetten ons zelf onder druk en zijn zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor de stress die we ervaren.
Daarnaast zijn er nog een aantal andere zaken die stress opleveren:
1. bepaalde gebeurtenissen in het leven, de zogenaamde 'stressfull life-events'. Deze leveren voor iedereen stress op. Bijvoorbeeld:
- overlijden van een partner;
- echtscheiding;
- het overlijden van een naast familielid;
- ziekte.
2. Er zijn ook gebeurtenissen of omstandigheden die voor de ene persoon wel stress opleveren en voor de andere persoon niet. Voorbeelden zijn een conflict op het werk of de aankoop van een huis: voor de een stressvol, voor de ander 'niks aan de hand.' Dit heeft te maken met draagkracht ('hoeveel je kunt hebben').
3. Ook maken bepaalde karaktereigenschappen de ene persoon gevoeliger voor stress dan de ander. Vatbaarder voor stress zijn:
- perfectionisten;
- mensen die moeilijk 'nee' kunnen zeggen;
- mensen met een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
- introverte mensen;
- pessimisten.
4. Stress heeft ook te maken met de cultuur. In westerse landen komt stress vaker voor dan in andere delen van de wereld.
Hoe zorg je voor minder stress?
Vier hoofdregels
1. Zeg nee: Stop met bepaalde activiteiten, gooi spullen weg
2. Breng overzicht aan: neem beslissingen en maak ruimte (in je huis, in je hoofd, op je werkplek, in je werk, enz.)
3. Besteed aandacht aan zaken die werkelijk belangrijk zijn
4. Houd vol!
vrijdag 15 mei 2009
Dagelijks besluiten nemen over papier/mail/dossiers
Vuistregels
1. Snel sorteren: houden, weggooien, weggeven
2. Wees streng voor jezelf
3. Bij twijfel maak je speciale stapel/map met twijfelgevallen. Je neemt de inhoud na een week, een maand weer door en je beslist dan wat en of je het nog nodig hebt.
4. Geef alles een vaste plek.
5. Houdt oppervlakken (tafels, bureau) zo leeg mogelijk
6. Sorteer losse spullen.
7. Ruim direct op en ruim altijd aan het eind van de dag op
Vragen om te beoordelen wat wel/niet weg kan
1. Houdt dit papier, deze mail, dit rapport verband met mijn hoofdproject?
2. Helpt dit papier, deze mail, dit rapport mij het werk af te krijgen?
3. Heeft dit papier, deze mail, dit rapport voordeel?
4. Raadpleeg ik dit papier, deze mail, dit rapport vaak?
5. Kan ik met dit papier, deze mail, dit rapport geld verdienen?
6. Heb ik tijd om iets met dit papier, deze mail, dit rapport te doen?
7. Zijn er fiscale of juridische redenen om het te bewaren?
8. Hoe zou mijn leven eruit zien zonder papier, deze mail, dit rapport?
Als je 1 van deze vragen met ‘ ja ‘ beantwoordt, dan moet je het papier/mail/rapport bewaren. Anders kan het weg. Doe dat dan ook direct.
Papier ordenen
Lees je post altijd boven de prullenbak. Wat weg kan, kun je dan ook direct weggooien.
Hanteer de volgende hoofdindeling:
1. Uit: moet naar iemand anders, naar de adm.
2. Lezen: snel scannen en relevante stukken inplannen om te lezen
3. Afwachten
4. Actie
Stel jezelf bij elk document de volgende vragen:
Moet en kan ik het afhandelen: actie (binnen 48 uur)
Wel afhandelen, niet nu: afwachten of bij je dossier
Wel afhandelen, afwachten op een ander: afwachten
Niet voor mijzelf delegeren, bakje uit
Niets mee doen, maar bewaren archiveren
Nieuw project maak een nieuwe map
Weggooien gooi het weg
Let op: het hoort bij je werk! Houd het bij.
Meer informatie: www.anskeplante.nl
1. Snel sorteren: houden, weggooien, weggeven
2. Wees streng voor jezelf
3. Bij twijfel maak je speciale stapel/map met twijfelgevallen. Je neemt de inhoud na een week, een maand weer door en je beslist dan wat en of je het nog nodig hebt.
4. Geef alles een vaste plek.
5. Houdt oppervlakken (tafels, bureau) zo leeg mogelijk
6. Sorteer losse spullen.
7. Ruim direct op en ruim altijd aan het eind van de dag op
Vragen om te beoordelen wat wel/niet weg kan
1. Houdt dit papier, deze mail, dit rapport verband met mijn hoofdproject?
2. Helpt dit papier, deze mail, dit rapport mij het werk af te krijgen?
3. Heeft dit papier, deze mail, dit rapport voordeel?
4. Raadpleeg ik dit papier, deze mail, dit rapport vaak?
5. Kan ik met dit papier, deze mail, dit rapport geld verdienen?
6. Heb ik tijd om iets met dit papier, deze mail, dit rapport te doen?
7. Zijn er fiscale of juridische redenen om het te bewaren?
8. Hoe zou mijn leven eruit zien zonder papier, deze mail, dit rapport?
Als je 1 van deze vragen met ‘ ja ‘ beantwoordt, dan moet je het papier/mail/rapport bewaren. Anders kan het weg. Doe dat dan ook direct.
Papier ordenen
Lees je post altijd boven de prullenbak. Wat weg kan, kun je dan ook direct weggooien.
Hanteer de volgende hoofdindeling:
1. Uit: moet naar iemand anders, naar de adm.
2. Lezen: snel scannen en relevante stukken inplannen om te lezen
3. Afwachten
4. Actie
Stel jezelf bij elk document de volgende vragen:
Moet en kan ik het afhandelen: actie (binnen 48 uur)
Wel afhandelen, niet nu: afwachten of bij je dossier
Wel afhandelen, afwachten op een ander: afwachten
Niet voor mijzelf delegeren, bakje uit
Niets mee doen, maar bewaren archiveren
Nieuw project maak een nieuwe map
Weggooien gooi het weg
Let op: het hoort bij je werk! Houd het bij.
Meer informatie: www.anskeplante.nl
zondag 19 april 2009
De lessen van Louis van Gaal
Wat kunnen we leren van Louis van Gaal?
Een interessant artikel in de NRC van afgelopen weekend.
Niet alleen een cursus in leidinggeven, maar een cursus in succes hebben. Persoonlijk, maar ook als team, afdeling of organisatie. Of het nu gaat om het overzicht aanbrengen in je huis, in je tijd, in je werk, of je werkplek.
De belangrijkste dingen die ik eruit haal zijn:
1. doelgericht zijn.
2. zelfdiscipline
3. pro-actief zijn.
1. Weten wat je doel is en je door niets laten weerhouden. En je daar constant op focussen. Focussen is aandacht sturen, concentreren op je kerntaken. Je niet laten afleiden en zorgen dat je niet afgeleid kunt worden.
2. Er wordt onderschat wat je met zelfdiscipline kunt bereiken. Zelfdiscipline betekent strikte regels, maar ook zicht op het doel waar je naar toe gaat. Zonder doel, zonder zelfdiscipline en zonder regels bereik je niets.
Zelfdiscipline is ook gezond en mensen die veel zelfdiscipline aan de dag leggen, zijn vaak gelukkiger.
3. Je moet niet afwachten. Je moet tot actie overgaan. Het kan niet bij dromen blijven.
Neem zelf het heft in handen!
Een interessant artikel in de NRC van afgelopen weekend.
Niet alleen een cursus in leidinggeven, maar een cursus in succes hebben. Persoonlijk, maar ook als team, afdeling of organisatie. Of het nu gaat om het overzicht aanbrengen in je huis, in je tijd, in je werk, of je werkplek.
De belangrijkste dingen die ik eruit haal zijn:
1. doelgericht zijn.
2. zelfdiscipline
3. pro-actief zijn.
1. Weten wat je doel is en je door niets laten weerhouden. En je daar constant op focussen. Focussen is aandacht sturen, concentreren op je kerntaken. Je niet laten afleiden en zorgen dat je niet afgeleid kunt worden.
2. Er wordt onderschat wat je met zelfdiscipline kunt bereiken. Zelfdiscipline betekent strikte regels, maar ook zicht op het doel waar je naar toe gaat. Zonder doel, zonder zelfdiscipline en zonder regels bereik je niets.
Zelfdiscipline is ook gezond en mensen die veel zelfdiscipline aan de dag leggen, zijn vaak gelukkiger.
3. Je moet niet afwachten. Je moet tot actie overgaan. Het kan niet bij dromen blijven.
Neem zelf het heft in handen!
Abonneren op:
Posts (Atom)
