SLIM WERKEN EN OP TIJD BIJ DE KIDS

Ik red het niet om mijn kinderen op tijd op te halen!
Je hebt het vast wel eens meegemaakt: deadlines op je werk. Je moet doorwerken, maar om 18.00 uur sluit de creche en staat je kind “op de stoep”. Tegenwoordig riskeren ouders bij sommige instellingen een boete als ze hun kinderen structureel te laat ophalen. Deze boete is bedoeld om de extra loonkosten (als gevolg van overuren) bij de opvanginstellingen te compenseren.


Conflict werk en privé levert stress op
Zowel vaders als moeders ervaren dat de combinatie tussen werk en privé de nodige stress veroorzaken. Ook op het werk kan frictie ontstaan. Uit onderzoek van JobTrack blijkt dat ruim 40% van de werknemers zich wel eens ergert aan collega’s met kinderen. Het gaat dan om situaties waarin collega’s bijvoorbeeld te vroeg vertrekken om hun kinderen op te halen.


Op tijd klaar met je werk
Hoe zorg je ervoor dat je op tijd klaar bent met je werk? Weggaan zonder stress en zonder dat collega’s zich aan je hoeven te ergeren. Kun je daar zelf wel invloed op uitoefenen? Of horen overwerken, langer doorwerken, lange dagen maken erbij? Volgens Goethe hebben we voldoende tijd, als we die maar op de juiste wijze gebruiken.
Zeven mythes ontkracht!


De mythes: ja, maar…..
1. …in kan mijn werk niet plannen.
Tijd wordt verspild, als we chaotisch te werk gaan.
Tip: Als je een eind wilt maken aan tijdverlies, breng dan orde, structuur en overzicht aan door je werkzaamheden te plannen.
2. ..wij beginnen de dag altijd uitgebreid met koetjes en kalfjes, dat zijn we zo gewend
Zeker belangrijk, maar geen kerntaak. Ga er dus ook planmatig mee om.
Tip: Plan elke ochtend een kwartier voor “koetjes en kalfjes” en ga daarna aan de slag.
3. ...ik ben afhankelijk van anderen en ik kan zelf niet zoveel sturen
De meeste mensen zijn afhankelijk van anderen. Je kunt echter wel degelijk hierin sturen.
Tips: Wees zelf duidelijk richting de ander. Geef je grenzen aan. Houd gesprekken zakelijk en blijf bij het onderwerp. Durf mensen ook te onderbreken en gesprekken af te ronden.
Let op: anderen kun je niet veranderen. Je kunt alleen jezelf veranderen.
4. …ik moet heel veel bellen en ben constant aan de telefoon
Als dat bij je werk hoort, is dat een kerntaak. Je kunt wel effectiever telefoneren. Effectiever wil zeggen dat er een balans is tussen de tijd die je besteed aan een gesprek en het resultaat.
Tips: Bundel en plan telefoongesprekken. Bereid telefoongesprekken ook voor (ahv bespreekpunten). Wees zakelijk tijdens telefoongesprekken.
5. …ik heb er geen last van
Onderzoek wijst uit dat onoverzichtelijkheid in je werk, op je werkplek, in je tijd stress veroorzaakt. Stress beïnvloedt je gedachten en je handelen. Stress kan zelfs leiden tot ziekte.
Tips: onderken en erken de situatie. Je kunt geen tijd erbij maken, je kunt zelf wel anders met je tijd omgaan. Breng overzicht aan. Maak je hoofd leeg. Zorg voor een overzichtelijke werkplek.
6. …af en toe heb ik tijd nodig om even niks te doen
Herkenbaar. Plan die tijd ook. Maar vraag jezelf ook af hoe het komt dat je geen energie meer hebt.
Tips: Duurde de vergadering te lang, zonder dat het resultaat had? Bespreek dit.
Werk met korte concentratieblokken van een half uur. Definieer een omlijnde taak, ga geconcentreerd aan het werk. Maak het af (goed is ook genoeg) en geniet daarna van je “beloning” (even niets doen of een kop koffie)
7. …ik ben het zo gewend
Toen je nog geen kinderen had, kon je ongestraft inefficiënt bezig zijn. De situatie is veranderd en je huidige aanpak volstaat niet meer om dit nieuwe “probleem” op te lossen.
Tip: Nieuwe systemen en routines kunnen je helpen om tijd te besparen. Traditionele oplossingen werken niet meer. Een effectieve beslissing vergt een ingreep in het oude systeem. Dat betekent dat we van vanzelfsprekendheden moeten afstappen.

Einstein zei eens: de belangrijkste problemen kunnen niet worden opgelost binnen hetzelfde kader waarin ze gecreëerd zijn.

SLIMMER WERKEN BEGINT MET EEN BEGROTING

Begrotingen: de sleutel tot een stabiele financiële basis!
In een tijd van economische onzekerheid en financiële crisis, is de begroting een belangrijk instrument. In feite is een begroting niets anders dan een financiële vertaling van de doelstellingen van een organisatie. Eenvoudig? Cijfers over faillissementen en verhalen over bestuurlijk falen wijzen anders uit.


Belangrijkste oorzaak van business frustratie en falen is dat aan het doel van ondernemingen en aan de missie van ondernemingen zo zelden adequate aandacht wordt gegeven
Aldus Peter Drucker, een bekende Amerikaanse management-consultant en schrijver van diverse boeken. Hoe kunnen we het eenvoudige hulpmiddel dat de begroting toch eigenlijk is, inzetten als hedendaags wapen in de economische arena.


Tips bij het begroten
1. Niet teveel doelen
Wees specifiek in je doelstellingen. Durf hierin keuzes te maken. Als je teveel tegelijk ten doel stelt, weet je haast zeker dat je uiteindelijk weinig of niets realiseert.
2. Verbind consequenties aan de realisatie
Al te vaak wordt voorbij gegaan aan de realisatie van het afgelopen jaar. Ofwel, er wordt wel naar gekeken, maar er worden geen consequenties aan verbonden. Durf de moed te hebben om ergens mee te stoppen en iets nieuws uit te proberen.
3. Overeenstemming
Maar al te vaak wordt een begroting niet gerealiseerd, omdat er toch geen overeenstemming is tussen de mensen die de doelen moeten realiseren. Zorg ervoor dat je echt op één lijn zit. Met teveel kapiteins op hetzelfde schip blijft het schipperen.
4. Kapitein
Reageer als onderneming op veranderende omstandigheden en laat je niet meevoeren op de golven. Gedraag je als kapitein.
5. Controle
Bouw overzicht en structuur in, zodat je kunt meten of je op koers ligt. En stuur bij als dat nodig is.
6. Nee zeggen: niet leuk, wel nodig
Iets niet doen, nee zeggen, een beslissing nemen, is niet leuk. Wel nodig. Het gaat ook niet over leuk. Het gaat erover of je op koers ligt en je doelstellingen realiseert.
7. Let op de kleintjes
Veel kostenposten worden begroot op basis van cijfers van voorgaande jaren. Niet altijd wordt gekeken of het echt noodzakelijk is. Veel onderwerpen kunnen anders worden aangepakt. Ga de discussie aan.

Succes
Anske Plante Professional Organizing (www.anskeplante.nl)

Plannen en het ook doen

..............over planning, control, communicatie en vooral doen


"Er is geen betrouwbaar, volledig en tijdig overzicht in de financiën en in de bezetting".
"Het administratieve proces (financieel en personeel) verloopt inefficiënt en ineffectief"

We leven in een tijd dat met één druk op de knop alle gewenste informatie beschikbaar is. Up-to-date verwerkt, dus volledig, betrouwbaar en tijdig.
Ondenkbaar dat veel managers nog steeds klagen over gebrek aan overzicht.
Onwenselijk bovendien!

Een handreiking voor oplossingen: niet duur, niet makkelijk, wel eenvoudig.
Begin bij het begin: planning, control, communicatie en vooral doen.


Rennen, vliegen, vallen en weer opstaan....
Haast, we moeten steeds sneller. Alles om ons heen gaat steeds sneller. Er verandert steeds meer. Binnen organisaties verandert ook vaak van alles.
Dat kan het idee geven dat we achter de feiten aanhollen, dat we niet altijd precies meer weten waar we naar toe gaan en het overzicht verliezen. Tijd om pas op de plaats maken.

Vallen en weer opstaan
Vallen en weer opstaan kost energie. Langzaam maar zeker op het doel afgaan is effectiever.
Een sporter werkt met een doel voor ogen. Alles, maar dan ook alles, is gericht op realisatie van dat doel. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De coach zal voortdurend meten hoe de voortgang is, om heel gericht bij te kunnen sturen.
Een bedrijf kan het zich ook niet veroorloven om te vallen en weer op te moeten krabbelen. Alles in het bedrijf moet gericht zijn op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Voortdurend moet worden bijgestuurd. Om te kunnen bijsturen, is het nodig om tijdig juiste en relevante informatie te krijgen.

Overzicht aanbrengen
Pas op de plaats maken en overzicht aanbrengen begint dus met de vraag wat het doel is waarna men streeft. Het doel zorgt ervoor dat de medewerkers zich kunnen richten op de zaken die belangrijk zijn (die meehelpen om het doel te realiseren) en dat ze kunnen stoppen met zaken die geen bijdrage leveren aan het doel.
Het vaststellen en realiseren van een doel vraagt om het constant maken van keuzes, stellen van prioriteiten (wat doe we nu en wat doen later) en plannen van het werk (in relatie tot de doelstellingen). Ofwel: planning en control.

Planning en control
Planning en control is het richting geven en het op koers houden van een organisatie. Planning en control is geen doel op zich. Het is een middel om telkens de vraag te stellen "liggen we als organisatie nog op koers" en om ook daadwerkelijk te kunnen bijsturen.
Planning en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder planning geen control, maar zonder control ook geen planning.

Tip: houd constant zicht op het hoofddoel van planning en control,
nl het op koers houden van de organisatie.

Plannen
Plannen is zowel een werkwoord als een proces.
Het werkwoord geeft aan dat plannen geen eenmalige afgeronde gebeurtenis is. Plannen is een actie die constant vraagt om een reactie.
Het proces geeft aan dat plannen niet een activiteit is die op zichzelf staat, maar dat het bestaat uit meerdere activiteit. Om een proces te realiseren zijn ook meerdere zaken nodig:
• mensen die bepaalde activiteiten uitvoeren;
• kaders die zijn gesteld (normen, randvoorwaarden);
• activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bepaalde resultaten te behalen;
• middelen om de activiteiten uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld cijfers)
• resultaten, dit is hetgeen een proces uiteindelijk oplevert.
Het planning- of begrotingsproces dat zo rond de zomermaanden weer van start gaat, is heel wat omvangrijker en complexer dan het even in elkaar sleutelen van de begroting door de controller.
En belangrijk kenmerk van een proces: je kunt pas starten met een volgend proces als het voorgaande proces goed is afgerond. Als het planningsproces niet goed is afgerond, kun je dus ook niet starten met de control.

Tip: houd het eenvoudig en maak concrete en haalbare plannen

Praten
Wat wordt gemist in het rijtje van zaken die nodig zijn om een proces te realiseren, is communicatie. Hieronder een aantal tips:
• Neem niet alleen de tijd om uitgebreid te praten over de doelstellingen, maar ook over de vertaling van de doelstellingen in de concrete begrotingscijfers.
• Spreek elkaar ook aan op normen, kaders en randvoorwaarden. Deze zijn er niet voor niks. Houd je er dus aan.
• Als kaders en voorwaarden worden overschreden, bespreek dit dan. En verbindt er ook consequenties aan.

"De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit," aldus Kathryn Yates, directeur communicatieadvies van Watson Wyatt. "Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen".


Plannen alleen werken niet
Als het plan niet heel concreet en nauwkeurig wordt vertaald in gedrag dat nodig is om het plan te kunnen realiseren, zal er niets gebeuren. Dan blijft het een mooi plan. De begroting is dus niet zomaar een optelling van bedragen, maar er liggen concrete acties onder. Deze acties moeten ingepland worden gedurende het jaar. Er moeten beslissingen worden genomen om de acties te kunnen realiseren.
Tips:
1. plan de acties in, zodat ze gerealiseerd kunnen worden;
2. houdt de voortgang in de gaten en stuur bij als dat nodig is;
3. bespreek wat niet volgens de planning is en besluit tot bijsturing of tot andere actie;
4. houd je met elkaar aan de regels van het spel;
5. doe het gewoon;
6. houdt vol;
7. vertoon wilskracht

"Het ongeduld heeft vleugels en vliegt zijn doel voorbij, het voornemen pakt zijn koffer en mist de reiskoets, de wilskracht vertrekt te voet en komt waar zij wezen wil."


Meer informatie: www.anskeplante.nl

Kinderen helpen met opruimen

"Mijn kinderen lopen na het eten zo van tafel. Ze laten alles staan."
"Ik ben mijn kinderen constant aan het bedienen. Het lijkt wel alsof ze niets kunnen."
"Nadat ik de kinderen naar school heb gebracht, kan ik de ontbijtboel nog opruimen."

Citaten van moeders. Moeders die verzuchten dat ze alles zelf moeten doen en dat hun kinderen niet helpen.


Helpen hoeft niet meer!
Door de kleinere gezinnen en de aanwezigheid van allerlei hulpmiddelen die het huishouden vereenvoudigd hebben, is het niet strikt noodzakelijk dat kinderen helpen bij het huishouden. Vroeger was dat anders. Kinderen hielpen met afwassen, ze hielpen hun kleinere broertjes en zusjes, ze hielpen in het bedrijf of de winkel van hun ouders.

Tip: zorg dat kinderen kunnen helpen met opruimen. Zoek vaste plekken voor alle spullen.


Belang van helpen
Kinderen leren doordat ze hun ouders en andere volwassenen nadoen. Ze krijgen al jong een keukentje en maken dan graag iets lekkers voor hun ouders klaar. Of ze spelen schooljuffrouw, meester, doktertje. Imitatie is belangrijk voor de ontwikkeling van kinderen.
Veel kinderen vinden het ook leuk om hun ouders te helpen. Het gaat niet altijd zoals wij dat willen en het kost vaak meer tijd, maar voor een kind is er niets leukers dan iets samen met zijn/haar ouders te doen. En helpen valt daar ook onder.

Tip: plan rond het ontbijt en avondeten voldoende tijd in, zodat kinderen ook kunnen helpen.


Stimuleren
Ouders stimuleren hun kind nieuwe dingen te leren. Kinderen worden op deze manier zelfstandig. Weten wat er te doen is in het huishouden en ook weten hoe je dat moet doen, is essentieel bij het zelfstandig worden.
Kinderen stimuleren om in het huishouden te helpen, is van belang bij het zelfstandig worden.


Sturen
Een kind heeft sturing nodig. Er zijn weinig kinderen die uit zichzelf helpen en dat dan ook goed doen. Als ouders moet je zeggen wat je verwacht en moet je sturen en bijsturen.
Als je wilt dat je kinderen helpen bij taken in het huishouden, zul je dat ook moeten sturen. Hoe eerder je dat doet, hoe makkelijker het is. Vanaf een jaar of vier kunnen kinderen al helpen.


Helpen werkelijkheid laten worden
..........in vijf stappen
Bespreken. Bespreek met je kinderen dat er in huis heel wat taken zijn die gedaan moeten worden. Vertel ook dat het niet realistisch is als de taken door één persoon worden uitgevoerd. Als gezin maak je gebruik van het huis en maak je de schone spullen vies. Samen moet je dus ook het huis schoon houden en spullen opruimen. Je kunt er voor kiezen dat kinderen betaald krijgen als ze hun taken goed uitvoeren, maar een aantal taken horen er gewoon bij en hoeven (wat mij betreft) niet betaald te worden.
Benoemen. Noem de concrete taken die moeten gebeuren. Vertel wat je bij elke taak verwacht dat er wordt gedaan. Maak hiervan een rooster. Voordeel hiervan is dat zwart op wit staat wie wanneer welke taak moet doen.
Beginnen. Verdeel niet direct alle taken, maar begin met één taak per kind. Elke verandering, hoe klein ook, heeft veel tijd nodig. Als je wilt zorgen dat een verandering succesvol kan zijn, moet je niet teveel tegelijk willen veranderen.
Voordoen. Neem de tijd om elk kind te instrueren. Vertel precies hoe het moet en doe het voor.
Volhouden. Houd vol aan de gewenste verandering. Dat betekent dat je constant moet bijsturen. Geef het vooral niet op.

Elke lange reis begint met een eerste stap.

Meer informatie: www.anskeplante.nl