Effectief vergaderen

Veel mensen ervaren dat vergaderingen niet altijd even effectief zijn. Daarnaast kosten vergaderingen ook heel veel tijd. Soms moet je oppassen dat je nog wel aan het werk toekomt en dat je niet van vergadering naar vergadering holt. De vergaderkosten zouden in veel organisaties met 20 tot 50% kunnen worden teruggedrongen.

Hoe pak je het “vergaderprobleem” aan en hoe realiseer je verandering?


Doel van de vergadering (in het algemeen)
Het kan een gewoonte zijn om eens in de twee weken met een bepaalde groep mensen bij elkaar te komen. De tijd wordt ook makkelijk volgepraat. Maar deelnemers hebben niet altijd het idee dat het een zinvolle bijeenkomst was, laat staan een bijeenkomst die bijdraagt aan de realisatie van de doelstelling van de organisatie.

Oplossing:
- bespreek wat het doel is van de bijeenkomst.
- bespreek wat elke deelnemer verwacht van de vergadering.


Doel van elke specifieke vergadering
Ook al weten jullie misschien wat het doel is van bepaalde vergaderingen, dan wil het niet altijd duidelijk zijn wat het doel is van een specifieke vergadering.

Oplossing:
- als er geen duidelijk doel is, annuleer de vergadering dan;
- breng tijdens elke vergadering focus aan door te bespreken wat je aan het eind van de bijeenkomst bereikt wilt hebben
- begin elk nieuw vergaderpunt met het doel van het vergaderpunt (laat degene die het punt inbrengt, dit formuleren).


Voorbereiding
Als je de stukken, die tijdens een vergadering besproken moeten worden, niet op tijd hebt gekregen, zullen de meeste deelnemers niet de tijd hebben gehad om het door te nemen. Dat betekent dat tijdens de vergadering nog veel aan informatie-uitwisseling moet worden gedaan, dat verschillende mensen hetzelfde zullen zeggen. Kortom het kost te veel tijd. En vaak wordt geconstateerd dat het punt de volgende keer weer op de agenda moet komen, zodat de mensen tijd hebben gehad om het te lezen en zich een mening te vormen.

Oplossing:
- stukken die te laat zijn ontvangen, worden niet behandeld.
- als alle agendastukken te laat zijn, moet de vergadering worden geannuleerd.
- plan voor elke vergadering ook voorbereidingstijd in je agenda in (zo zit je met de juiste stukken in de juiste vergadering!)


Vergaderproces
Een goed vergaderproces begint met goede en duidelijke regels en afspraken. En iemand die deze regels en afspraken in de gaten houdt, maar ook ingrijpt als dat nodig is. Dit vereist discipline van alle deelnemers!

Gouden vergaderregels:
-Heldere agenda;
-Bepaal vooraf de bespreektijd voor elk vergaderpunt;
-Werk met een actielijst;
-Maak een besluitenlijst;
-Zorg voor korte vergaderingen.