Plannen en het ook doen

..............over planning, control, communicatie en vooral doen


"Er is geen betrouwbaar, volledig en tijdig overzicht in de financiën en in de bezetting".
"Het administratieve proces (financieel en personeel) verloopt inefficiënt en ineffectief"

We leven in een tijd dat met één druk op de knop alle gewenste informatie beschikbaar is. Up-to-date verwerkt, dus volledig, betrouwbaar en tijdig.
Ondenkbaar dat veel managers nog steeds klagen over gebrek aan overzicht.
Onwenselijk bovendien!

Een handreiking voor oplossingen: niet duur, niet makkelijk, wel eenvoudig.
Begin bij het begin: planning, control, communicatie en vooral doen.


Rennen, vliegen, vallen en weer opstaan....
Haast, we moeten steeds sneller. Alles om ons heen gaat steeds sneller. Er verandert steeds meer. Binnen organisaties verandert ook vaak van alles.
Dat kan het idee geven dat we achter de feiten aanhollen, dat we niet altijd precies meer weten waar we naar toe gaan en het overzicht verliezen. Tijd om pas op de plaats maken.

Vallen en weer opstaan
Vallen en weer opstaan kost energie. Langzaam maar zeker op het doel afgaan is effectiever.
Een sporter werkt met een doel voor ogen. Alles, maar dan ook alles, is gericht op realisatie van dat doel. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De coach zal voortdurend meten hoe de voortgang is, om heel gericht bij te kunnen sturen.
Een bedrijf kan het zich ook niet veroorloven om te vallen en weer op te moeten krabbelen. Alles in het bedrijf moet gericht zijn op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Voortdurend moet worden bijgestuurd. Om te kunnen bijsturen, is het nodig om tijdig juiste en relevante informatie te krijgen.

Overzicht aanbrengen
Pas op de plaats maken en overzicht aanbrengen begint dus met de vraag wat het doel is waarna men streeft. Het doel zorgt ervoor dat de medewerkers zich kunnen richten op de zaken die belangrijk zijn (die meehelpen om het doel te realiseren) en dat ze kunnen stoppen met zaken die geen bijdrage leveren aan het doel.
Het vaststellen en realiseren van een doel vraagt om het constant maken van keuzes, stellen van prioriteiten (wat doe we nu en wat doen later) en plannen van het werk (in relatie tot de doelstellingen). Ofwel: planning en control.

Planning en control
Planning en control is het richting geven en het op koers houden van een organisatie. Planning en control is geen doel op zich. Het is een middel om telkens de vraag te stellen "liggen we als organisatie nog op koers" en om ook daadwerkelijk te kunnen bijsturen.
Planning en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder planning geen control, maar zonder control ook geen planning.

Tip: houd constant zicht op het hoofddoel van planning en control,
nl het op koers houden van de organisatie.

Plannen
Plannen is zowel een werkwoord als een proces.
Het werkwoord geeft aan dat plannen geen eenmalige afgeronde gebeurtenis is. Plannen is een actie die constant vraagt om een reactie.
Het proces geeft aan dat plannen niet een activiteit is die op zichzelf staat, maar dat het bestaat uit meerdere activiteit. Om een proces te realiseren zijn ook meerdere zaken nodig:
• mensen die bepaalde activiteiten uitvoeren;
• kaders die zijn gesteld (normen, randvoorwaarden);
• activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bepaalde resultaten te behalen;
• middelen om de activiteiten uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld cijfers)
• resultaten, dit is hetgeen een proces uiteindelijk oplevert.
Het planning- of begrotingsproces dat zo rond de zomermaanden weer van start gaat, is heel wat omvangrijker en complexer dan het even in elkaar sleutelen van de begroting door de controller.
En belangrijk kenmerk van een proces: je kunt pas starten met een volgend proces als het voorgaande proces goed is afgerond. Als het planningsproces niet goed is afgerond, kun je dus ook niet starten met de control.

Tip: houd het eenvoudig en maak concrete en haalbare plannen

Praten
Wat wordt gemist in het rijtje van zaken die nodig zijn om een proces te realiseren, is communicatie. Hieronder een aantal tips:
• Neem niet alleen de tijd om uitgebreid te praten over de doelstellingen, maar ook over de vertaling van de doelstellingen in de concrete begrotingscijfers.
• Spreek elkaar ook aan op normen, kaders en randvoorwaarden. Deze zijn er niet voor niks. Houd je er dus aan.
• Als kaders en voorwaarden worden overschreden, bespreek dit dan. En verbindt er ook consequenties aan.

"De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit," aldus Kathryn Yates, directeur communicatieadvies van Watson Wyatt. "Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen".


Plannen alleen werken niet
Als het plan niet heel concreet en nauwkeurig wordt vertaald in gedrag dat nodig is om het plan te kunnen realiseren, zal er niets gebeuren. Dan blijft het een mooi plan. De begroting is dus niet zomaar een optelling van bedragen, maar er liggen concrete acties onder. Deze acties moeten ingepland worden gedurende het jaar. Er moeten beslissingen worden genomen om de acties te kunnen realiseren.
Tips:
1. plan de acties in, zodat ze gerealiseerd kunnen worden;
2. houdt de voortgang in de gaten en stuur bij als dat nodig is;
3. bespreek wat niet volgens de planning is en besluit tot bijsturing of tot andere actie;
4. houd je met elkaar aan de regels van het spel;
5. doe het gewoon;
6. houdt vol;
7. vertoon wilskracht

"Het ongeduld heeft vleugels en vliegt zijn doel voorbij, het voornemen pakt zijn koffer en mist de reiskoets, de wilskracht vertrekt te voet en komt waar zij wezen wil."


Meer informatie: www.anskeplante.nl

Dagschema: sleutel tot succes voor ADHD'ers

Een huis vol met restanten van onvoltooide activiteiten. Halfgeopende post op de tafel. Opgestapelde borden op het aanrecht. Kleding die op de grond ligt, in plaats van in de kast. Terwijl de ene activiteit nog niet is afgerond, verder gaan met een andere activiteit. Omdat overal restanten aanwezig zijn van onvoltooide activiteiten, lijkt het zinloos ergens op te gaan ruimen.

Planning en organisatie
Mijn klant is een vrouw van middelbare leeftijd. Ze werkt vanuit huis, is getrouwd en heeft drie kinderen. Sinds kort is bij haar de diagnose ADHD gesteld. Volwassenen met ADHD kampen vaak met problemen op het gebied van planning en organisatie. Dit geldt met name voor vrouwen, omdat zij niet alleen zichzelf moeten organiseren,. maar ook hun huis, huishouden en gezin.

Overvoering, vermijding, ontmoediging
De restanten van onvoltooide activiteiten leiden tot “overvoering” en tot vermijdingsgedrag. Vluchten in het werk, in pc-spelletjes. Vluchten om niet in actie te hoeven komen. Het blijkt lastig deze vicieuze cirkel zelf te doorbreken. Maar hulp inroepen en accepteren roept ook weerstand en angst op. Angst dat de situatie hopeloos is. Bang dat er heel veel veranderd moet worden. En vooral bang dat de problemen groter zullen worden.

Situatie veranderen
Het veranderen van intenties is goed, maar onvoldoende om resultaat te boeken. Om het idee van hopeloosheid en uitzichtloosheid te doorbreken, zal de situatie zichtbaar moeten worden veranderd. Op die manier is er een kans van slagen dat ook het gedrag kan worden veranderd. We gaan op zoek naar een strategie (aanpak) die structuur en steun geeft.

Strategie
Doel van de aanpak is nooit opruimen. Opruimen is een middel om een bepaald doel te bereiken. En dat doel is voor iedereen anders. In dit geval was het doel structuur aanbrengen en nieuwe gewoonten aanleren.
De aanpak heeft de meeste kans van slagen als deze aansluit bij aanpakken die met succes worden gebruikt. Deze klant werkt met een gedetailleerd dagschema betreffende haar werk.
Nieuwe gewoonten in het huishouden aanleren, heeft veel kans van slagen als deze worden ingepast in het dagelijks werkschema. Na elk schoonmaak- en opruimblokje (van telkens een paar minuten) is weer een werkblok van 20-30 minuten ingeroosterd..

Tip: plan niet teveel op één dag. Kans is dan nl groot dat je gefrustreerd raakt.


Structuur
Werken volgens een rooster, dat per dag vastligt in de agenda, kan veel steun bieden. Dat betekent dat de agenda gebruikt moet worden om te kijken wat er nog gedaan moet worden en afgehandelde zaken weg te strepen.
De ene dag is het makkelijker om het rooster te volgen. Het is belangrijk om niet op te geven, als het een dag niet zo goed gaat. Ga na wat de oorzaak is geweest (was er teveel ingepland, waren er onvoorziene omstandigheden). Misschien moet het rooster worden aangepast, omdat het niet realistisch is. Of misschien is er op sommige dagen meer tijd voor huishoudelijke taken dan op andere dagen. Ook in dat geval moet het rooster worden aangepast. Wees ook niet zo perfectionistisch, om direct alles te willen veranderen. Maar begin met kleine realistische veranderingen en houdt deze vol.

Tip: Doe activiteiten in de geplande tijd en maak zaken af.

Steun
Er zijn verschillende dingen te bedenken die steun kunnen geven om nieuwe gewoonten aan te leren en vol te houden. Zo kan het bijvoorbeeld helpen om hardop tegen jezelf te praten om je te herinneren waar je iets hebt neergelegd of dat je iets gaat doen. Ook kan het helpen om de dagelijkse routines leuk te maken, door bijvoorbeeld muziek aan te zetten.

Succes
Een strategische aanpak is nodig om vermijdingsgedrag te doorbreken.
Met deze strategie en door de realisatie van kleine veranderingen, krijgen mensen vertrouwen in eigen kunnen. En vertrouwen in eigen kunnen leidt tot succes.

Blijf leren hoe je moet leven zolang als je leeft.



Meer informatie: www.anskeplante.nl

Kinderen helpen met opruimen

"Mijn kinderen lopen na het eten zo van tafel. Ze laten alles staan."
"Ik ben mijn kinderen constant aan het bedienen. Het lijkt wel alsof ze niets kunnen."
"Nadat ik de kinderen naar school heb gebracht, kan ik de ontbijtboel nog opruimen."

Citaten van moeders. Moeders die verzuchten dat ze alles zelf moeten doen en dat hun kinderen niet helpen.


Helpen hoeft niet meer!
Door de kleinere gezinnen en de aanwezigheid van allerlei hulpmiddelen die het huishouden vereenvoudigd hebben, is het niet strikt noodzakelijk dat kinderen helpen bij het huishouden. Vroeger was dat anders. Kinderen hielpen met afwassen, ze hielpen hun kleinere broertjes en zusjes, ze hielpen in het bedrijf of de winkel van hun ouders.

Tip: zorg dat kinderen kunnen helpen met opruimen. Zoek vaste plekken voor alle spullen.


Belang van helpen
Kinderen leren doordat ze hun ouders en andere volwassenen nadoen. Ze krijgen al jong een keukentje en maken dan graag iets lekkers voor hun ouders klaar. Of ze spelen schooljuffrouw, meester, doktertje. Imitatie is belangrijk voor de ontwikkeling van kinderen.
Veel kinderen vinden het ook leuk om hun ouders te helpen. Het gaat niet altijd zoals wij dat willen en het kost vaak meer tijd, maar voor een kind is er niets leukers dan iets samen met zijn/haar ouders te doen. En helpen valt daar ook onder.

Tip: plan rond het ontbijt en avondeten voldoende tijd in, zodat kinderen ook kunnen helpen.


Stimuleren
Ouders stimuleren hun kind nieuwe dingen te leren. Kinderen worden op deze manier zelfstandig. Weten wat er te doen is in het huishouden en ook weten hoe je dat moet doen, is essentieel bij het zelfstandig worden.
Kinderen stimuleren om in het huishouden te helpen, is van belang bij het zelfstandig worden.


Sturen
Een kind heeft sturing nodig. Er zijn weinig kinderen die uit zichzelf helpen en dat dan ook goed doen. Als ouders moet je zeggen wat je verwacht en moet je sturen en bijsturen.
Als je wilt dat je kinderen helpen bij taken in het huishouden, zul je dat ook moeten sturen. Hoe eerder je dat doet, hoe makkelijker het is. Vanaf een jaar of vier kunnen kinderen al helpen.


Helpen werkelijkheid laten worden
..........in vijf stappen
Bespreken. Bespreek met je kinderen dat er in huis heel wat taken zijn die gedaan moeten worden. Vertel ook dat het niet realistisch is als de taken door één persoon worden uitgevoerd. Als gezin maak je gebruik van het huis en maak je de schone spullen vies. Samen moet je dus ook het huis schoon houden en spullen opruimen. Je kunt er voor kiezen dat kinderen betaald krijgen als ze hun taken goed uitvoeren, maar een aantal taken horen er gewoon bij en hoeven (wat mij betreft) niet betaald te worden.
Benoemen. Noem de concrete taken die moeten gebeuren. Vertel wat je bij elke taak verwacht dat er wordt gedaan. Maak hiervan een rooster. Voordeel hiervan is dat zwart op wit staat wie wanneer welke taak moet doen.
Beginnen. Verdeel niet direct alle taken, maar begin met één taak per kind. Elke verandering, hoe klein ook, heeft veel tijd nodig. Als je wilt zorgen dat een verandering succesvol kan zijn, moet je niet teveel tegelijk willen veranderen.
Voordoen. Neem de tijd om elk kind te instrueren. Vertel precies hoe het moet en doe het voor.
Volhouden. Houd vol aan de gewenste verandering. Dat betekent dat je constant moet bijsturen. Geef het vooral niet op.

Elke lange reis begint met een eerste stap.

Meer informatie: www.anskeplante.nl

Gezond leven ...... minder stress

Steeds sneller, steeds meer stress
Tegenwoordig hebben we het idee dat we overal aan mee moeten doen en dat we niks kunnen missen. Je bent overal bereikbaar en kunt iedereen tot op de seconde laten weten wat je aan het doen bent. Enkele cijfers over mobiele telefonie illustreren dit:
• In 1995 had 3% van de 100 mensen een mobiel. Nu is dat meer dan 90%.
• We hebben ruim 19 miljoen aansluitingen. Veel mensen hebben 2 of meer 06-nummers.
• Vijftien jaar geleden werd het 1e sms-je gestuurd. In 2009 zullen er meer dan 43 miljard sms-jes worden verstuurd.

Het is leuk dat we kunnen bellen en gebeld kunnen worden, maar het kost veel tijd, het kost concentratie, het vraagt constant om beslissingen en het levert ook de nodige stress op. Stress leidt tot veel gezondheidsklachten. Het schijnt dat in Amerika 75 tot 90 procent van de mensen naar de huisarts gaat met stressgerelateerde problemen. Uit onderzoek in Engeland blijkt dat jaarlijks 13,5 miljoen werkdagen verloren gaan als gevolg van stress. In de hele EU zouden jaarlijks 10 miljoen werknemers ziek worden door stress op het werk. Cijfers voor Nederland laten zien dat zo’n 10.000 mensen per jaar door stress in de WAO komen.

Hoe ontstaat stress?

Stress ontstaat als we proberen te veel dingen tegelijk te doen. Wij zetten ons zelf onder druk en zijn zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor de stress die we ervaren.
Daarnaast zijn er nog een aantal andere zaken die stress opleveren:
1. bepaalde gebeurtenissen in het leven, de zogenaamde 'stressfull life-events'. Deze leveren voor iedereen stress op. Bijvoorbeeld:
- overlijden van een partner;
- echtscheiding;
- het overlijden van een naast familielid;
- ziekte.
2. Er zijn ook gebeurtenissen of omstandigheden die voor de ene persoon wel stress opleveren en voor de andere persoon niet. Voorbeelden zijn een conflict op het werk of de aankoop van een huis: voor de een stressvol, voor de ander 'niks aan de hand.' Dit heeft te maken met draagkracht ('hoeveel je kunt hebben').
3. Ook maken bepaalde karaktereigenschappen de ene persoon gevoeliger voor stress dan de ander. Vatbaarder voor stress zijn:
- perfectionisten;
- mensen die moeilijk 'nee' kunnen zeggen;
- mensen met een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
- introverte mensen;
- pessimisten.
4. Stress heeft ook te maken met de cultuur. In westerse landen komt stress vaker voor dan in andere delen van de wereld.

Hoe zorg je voor minder stress?
Vier hoofdregels
1. Zeg nee: Stop met bepaalde activiteiten, gooi spullen weg
2. Breng overzicht aan: neem beslissingen en maak ruimte (in je huis, in je hoofd, op je werkplek, in je werk, enz.)
3. Besteed aandacht aan zaken die werkelijk belangrijk zijn
4. Houd vol!

Bezig zijn met het echte werk

Bezig zijn met het echte werk!
..Inrichting werkplek


Als je bezig wilt zijn met het echte werk en niet met het zoeken, dan is de inrichting van de werkplek de eerste stap. In eerste instantie lijkt het even tijd te kosten om de boel bij te houden. Maar:
1. je kunt effectiever werken als je slimmer werken. Eén van de eerste slimme dingen is dat je overzicht moeten creëren op de werkplek.
2. als je op een bepaalde manier organiseert, ordent, kun je dingen makkelijker vinden en kun je zaken makkelijker opbergen
3. opruimen kost minder tijd dan zoeken
4. ook voor anderen is je systeem dan toegankelijk. Vervanging, continuïteit van de organisatie.
5. het hoort bij je werk. Het lijkt misschien onbelangrijk, maar organiseren, administreren en opruimen zijn een onderdeel van je werk en horen bij je kernactiviteiten. Het is zelfs nodig om je kernactiviteiten goed te vervullen.

Het is daarom belangrijk na te gaan wat je hoofdtaken (hangen samen met doelen van afdeling/bedrijf/van jezelf) en wat dus de belangrijkste dossiers zijn waaraan je werkt. Want dat zijn de dossiers die je elke dag nodig hebt.

A. Dossiers die je elke dag nodig hebt, bewaar je op een A-locatie, op je werkplek. Dat wil zeggen, die dossiers wil je onder handbereik hebben en daar wil je niet voor hoeven op te staan.
B. Documenten die je nodig hebt als naslagwerk of om af en toe in te zien, kun je op een B-locatie opbergen. Dat wil zeggen, een kast op ladeblok achter of naast je bureau. Je hoeft ze niet onder handbereik te hebben, maar je hoeft er ook niet ver voor te lopen. Je moet ze wel makkelijk kunnen pakken. Ze staan op ooghoogte in je kast (niet helemaal onderin).
C. Dossiers die je misschien een paar keer per jaar nodig hebt, berg je op op een C-locatie. Dat kan onderin je kast zijn. Je moet er even voor bukken.
D. Dossiers die zijn afgehandeld, maar nog wel bewaard moeten worden, zitten in een archiefdoos (kan in je kamer zijn of in het centrale archief).
Het belangrijkste is dat het bureau een goed werkbare plek wordt en dat er een logische terugvindstructuur komt. Een vol bureau werkt demotiverend, een opgeruimd bureau schept ruimte in je hoofd. En een opgeruimde werkplek werkt tijdbesparend.
Onthoud het volgende:
1. Houdt oppervlakken (bureau, tafel) zo leeg mogelijk. In de loop van de tijd worden de spullen die in het zicht liggen, steeds minder doeltreffend als geheugensteuntjes en worden ze gewoon onderdeel van de rommel in de omgeving.
2. Wat horizontaal is is verborgen. Wat verticaal is, is zichtbaar.
3. Geef alles een vaste plek.
4. Berg spullen op waar je ze gebruikt en nodig hebt.
5. Sorteer losse spullen.
6. Ruim direct op en altijd aan het eind van de dag op.
7. Staat een kast echt ver weg, dan zul je de spullen die daarin staan niet snel pakken. Je vergeet wat je daar hebt staan.
8. Kasten moeten makkelijk toegankelijk zijn. Kasten waar je niet handig in komt, zul je dus niet gebruiken.

Meer informatie: www.anskeplante.nl