Bezig zijn met het echte werk

Bezig zijn met het echte werk!
..Inrichting werkplek


Als je bezig wilt zijn met het echte werk en niet met het zoeken, dan is de inrichting van de werkplek de eerste stap. In eerste instantie lijkt het even tijd te kosten om de boel bij te houden. Maar:
1. je kunt effectiever werken als je slimmer werken. Eén van de eerste slimme dingen is dat je overzicht moeten creëren op de werkplek.
2. als je op een bepaalde manier organiseert, ordent, kun je dingen makkelijker vinden en kun je zaken makkelijker opbergen
3. opruimen kost minder tijd dan zoeken
4. ook voor anderen is je systeem dan toegankelijk. Vervanging, continuïteit van de organisatie.
5. het hoort bij je werk. Het lijkt misschien onbelangrijk, maar organiseren, administreren en opruimen zijn een onderdeel van je werk en horen bij je kernactiviteiten. Het is zelfs nodig om je kernactiviteiten goed te vervullen.

Het is daarom belangrijk na te gaan wat je hoofdtaken (hangen samen met doelen van afdeling/bedrijf/van jezelf) en wat dus de belangrijkste dossiers zijn waaraan je werkt. Want dat zijn de dossiers die je elke dag nodig hebt.

A. Dossiers die je elke dag nodig hebt, bewaar je op een A-locatie, op je werkplek. Dat wil zeggen, die dossiers wil je onder handbereik hebben en daar wil je niet voor hoeven op te staan.
B. Documenten die je nodig hebt als naslagwerk of om af en toe in te zien, kun je op een B-locatie opbergen. Dat wil zeggen, een kast op ladeblok achter of naast je bureau. Je hoeft ze niet onder handbereik te hebben, maar je hoeft er ook niet ver voor te lopen. Je moet ze wel makkelijk kunnen pakken. Ze staan op ooghoogte in je kast (niet helemaal onderin).
C. Dossiers die je misschien een paar keer per jaar nodig hebt, berg je op op een C-locatie. Dat kan onderin je kast zijn. Je moet er even voor bukken.
D. Dossiers die zijn afgehandeld, maar nog wel bewaard moeten worden, zitten in een archiefdoos (kan in je kamer zijn of in het centrale archief).
Het belangrijkste is dat het bureau een goed werkbare plek wordt en dat er een logische terugvindstructuur komt. Een vol bureau werkt demotiverend, een opgeruimd bureau schept ruimte in je hoofd. En een opgeruimde werkplek werkt tijdbesparend.
Onthoud het volgende:
1. Houdt oppervlakken (bureau, tafel) zo leeg mogelijk. In de loop van de tijd worden de spullen die in het zicht liggen, steeds minder doeltreffend als geheugensteuntjes en worden ze gewoon onderdeel van de rommel in de omgeving.
2. Wat horizontaal is is verborgen. Wat verticaal is, is zichtbaar.
3. Geef alles een vaste plek.
4. Berg spullen op waar je ze gebruikt en nodig hebt.
5. Sorteer losse spullen.
6. Ruim direct op en altijd aan het eind van de dag op.
7. Staat een kast echt ver weg, dan zul je de spullen die daarin staan niet snel pakken. Je vergeet wat je daar hebt staan.
8. Kasten moeten makkelijk toegankelijk zijn. Kasten waar je niet handig in komt, zul je dus niet gebruiken.

Meer informatie: www.anskeplante.nl