Een bureau vol met stapels papier is een chaos als:
• de papieren geen verband met elkaar hebben en
• als er geen beslissingen worden genomen over de papieren.
Iedereen weet het: een vol bureau werkt demotiverend, maar een opgeruimd bureau schept ruimte in je hoofd. Niet iedereen begint aan het opruimen van het bureau.
Vijf redenen om te gaan opruimen
1. opruimen kost minder tijd dan zoeken;
2. je kunt effectiever werken als er overzicht is;
3. als je overzicht hebt, kun je dingen makkelijker vinden en opbergen;
4. een overzichtelijke werkplek is ook voor anderen toegankelijk. Dit is belangrijk in geval van vervanging.
5. het hoort bij je werk. Het lijkt misschien onbelangrijk, maar organiseren, administreren en opruimen zijn een onderdeel van je werk en horen bij je kernactiviteiten. Het is zelfs nodig om je kernactiviteiten goed te vervullen.
Vier termen om te onthouden
1. Kernactiviteiten
Bedenk eerst wat je kernactiviteiten zijn. Kernactiviteiten zijn de werkzaamheden die een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de afdeling, het bedrijf.
2. A-locatie
Het bureau, de werkplek is de A-locatie. Op deze A-locatie bewaar je de documenten waar je dagelijks aan werkt. Je hebt ze op deze A-locatie onder handbereik. Gebruik deze locatie dan ook goed.
3. B-locatie
De kast achter het bureau is de B-locatie. Op deze B-locatie bewaar je documenten die je nodig hebt als naslagwerk of om af en toe in te zien.
4. Archief
Dossiers die zijn afgehandeld kunnen worden opgeborgen in het archief.
Acht tips
1. Houd het bureaublad zo leeg mogelijk.
Spullen die in op het bureaublad liggen, dienen vaak als heugensteuntjes.
Naar verloop van tijd worden de geheugensteuntjes onderdeel van de stapels op het bureau en gaat de functie van geheugensteuntje verloren.
2. Ruim na elke klus direct op
De dossiers die je elke dag gebruikt krijgen een plaats op de A-locatie.
3. Wat verticaal is, is zichtbaar
Bij hangmappen kun je makkelijk zien welk onderwerp het betreft.
Wat horizontaal is, is verborgen (stapels op het bureau).
4. Geef alles een vaste plek
Wees consequent.
5. Sorteer losse spullen
Leg losse pennen, blocnotes bij elkaar of berg het op in een lade.
6. Reserveer elke dag tijd om op te ruimen
Realiseer je: het hoort bij je werk (doe het niet alleen voordat je op vakantie gaat).
7. Maak nieuwe map voor nieuw project
Maak voor een nieuw project direct een nieuwe map aan. Laat het niet liggen in een postvakje of in een ander stapeltje.
8. Neem elke dag beslissingen over je papieren
Archiveren, Afhandelen, Delegeren, Lezen en Weggooien (maak veel gebruik van de prullenbak!)
donderdag 29 oktober 2009
zaterdag 17 oktober 2009
Kledingkast Winterklaar - de tips!
De cijfers: 80% dragen we niet!
Slechts 20% van de kleding die we hebben, dragen we ook echt! De rest bestaat voor een groot deel uit impulsaankopen. Je hebt het niet echt nodig, maar het ziet er leuk uit, het is afgeprijsd. Je weet echter niet hoe je het moet combineren of vind je het toch minder leuk dan in de winkel. En het blijft hangen in de kast. Hoe houdt je de impulsaankopen in de hand? Vijf tips:
1. Weet wat je in de kast hebt hangen. Eerst overzicht, dan kopen.
2. Niet kopen in de opruiming, omdat het goedkoop is.
3. Niet kopen als troost.
4. Koop het niet direct, maar gun jezelf bedenktijd.
5. Vraag jezelf telkens af: “is deze aankoop echt nodig?”
Waarom blijft die 80% hangen?
We nemen er geen beslissing over. Volgende beslissingen zijn mogelijk:
1. Bewaren
2. Weggeven
3. Weggooien.
“Ik heb er geen last van hoor…!”
Onoverzichtelijke situaties, chaos en rommel hebben altijd effect op je. Ze leiden tot stress, ze kosten tijd (je moet altijd zoeken) en het kan betekenen dat je er een schuldig gevoel aan overhoudt. Negatieve gevoelens beïnvloeden je denken en handelen. Dat betekent dat ze je kunnen belemmeren om echt iets te gaan doen.
Waarom komen we niet in actie?
Bij opruimen hebben de meeste mensen negatieve associaties. Het kost veel tijd, je krijgt er vaak nog meer troep van en het brengt een hoop onrust. Maar, je kunt ook heel anders tegen opruimen aankijken. Het brengt rust, het bespaart tijd, je krijgt weer “ruimte” in je hoofd en je wordt er blij van. Wijze waarop we tegen “opruimen” aankijken, bepaalt of we wel of niet in actie komen.
Wat is nu echt de oorzaak?
Gebrek aan kasten is haast nooit de oorzaak. Oorzaken zijn in te delen in drie categorieën:
Technische oorzaken
- Kleding heeft geen vaste plek. Kleren blijven op de stoel liggen en schoon wasgoed blijft in de wasmand.
Tip: geef spullen een vaste plek.
- Je hebt meer kleding dan hetgeen in je kast past.
Tip: ga kleding sorteren (bewaren, weggooien, weggeven)
Externe oorzaken
Die liggen buiten jezelf en zijn lastiger te beïnvloeden. Je bent b.v. net verhuisd, je hebt te maken met gezinsuitbreiding, je bent een eigen bedrijf gestart, je huisgenoten zijn erg slordig.
Tip: Bij externe veranderingen, overgangsfases in je leven moet je jezelf rust en tijd gunnen. Creeer geen onrealistische verwachtingen.
Emotionele oorzaken
Je vind het lastig om dingen weg te gooien. Je koopt graag. Je zegt sociale activiteiten af, omdat je moet opruimen. In je hoofd zeurt de hele tijd “ik moet opruimen, ik moet opruimen”. Je koopt allerlei bakjes en mandjes, omdat je moet opruimen.
Tips:
- probeer eens minder te kopen
- probeer iets kleins weg te doen
- Maak een doos met dingen waarover je twijfelt en zet die eens een maand weg (kijken of je de spullen die erin zitten mist).
Aan de slag!
Uitgangspunten
1. Kleding die je dagelijks gebruikt, berg je zo dicht mogelijk op bij de plek waar je ze gebruikt, bijv in de slaapkamer.
2. Speciale kleding, kleding voor een gelegenheid, kan in een kast hangen die verder weg staat, bv op zolder, in de logeerkamer.
3. Geef elke plank en elke lade een bepaalde functie (bv plank op ooghoogte voor ondergoed en sokken, plank erboven voor t-shirts).
De aanpak
1. Planning
- Wat is je doel? Wat wil je bereiken met opruimen?
Formuleer je doel positief, schrijf het op en vertel het aan huisgenoten.
- Welke taken moet je uitvoeren om je doel te realiseren?
Definieer kleine taken en doe elke dag/week iets. Maak de taken heel specifiek en zorg ook dat je weet wanneer een taak gereed is
- Reserveer tijd om de taken uit te voeren
Wees realistisch en reserveer niet teveel tijd achter elkaar. Maar zorg ook dat je niet te weinig tijd hebt.
- Wat heb je nodig?
Vuilniszakken, dozen, stofdoek, stofzuiger.
Zorg dat je het klaar hebt staan als je begint.
- Beloon jezelf als je klaar bent.
Een voorbeeld:
Mijn doel is overzicht aan te brengen in de kledingkast, zodat ik elke morgen makkelijk mijzelf kan aankleden, zonder dat ik hoef te zoeken. Dat betekent dat ik diverse planken moet leeghalen en de kleding moet sorteren. Ik begin met het uitzoeken van de stapel t-shirts met korte mouwen. T-shirts die ik dit jaar niet heb gedragen, komen niet meer terug in de kast. Ik trek hiervoor een half uur uit. Ik reserveer in mijn agenda tijd op woensdagochtend tussen 9.30 en 10.00 uur. Als beloning drink ik een kop koffie en lees ik een boek/blad.
2. Aanpakken
Tips:
- Sorteer snel: bewaren, weggeven, weggooien
- Twijfel: maak een speciale tas met twijfelgevallen.
Je kunt jezelf de volgende vragen stellen:
a. is het nog heel (geen gaten) nee? weggooien
b. is het nog te repareren nee? weggooien
c. is het wel eens gedragen nee? weggeven
d. is het nog mooi (geen vlekken) nee? weggeven
e. heb ik het dit seizoen gedragen nee? weggeven
De rest bewaar je.
3. Bijhouden
Tips:
1. Realiseer jezelf elke keer dat opruimen niet het doel is. Het doel is een overzichtelijke kledingkast.
2. Zoek naar een systeem, een aanpak die bij jou past en blijf open staan voor nieuwe gewoontes en routines. Blijf leren.
3. Ga na wat je belangrijk vind om elke dag, elke week of elke maand te doen om je kledingkast overzichtelijk te houden. Maar een schema (als je dat prettig vind) en werk het af.
4. Vraag je af of je het zelf moet doen. Of schakel hulp in (zus, vriendin, professional organizer).
5. Weet wat je met je tijd doet! Ga ook na waar je nu veel tijd aan spendeert, misschien omdat je niet durft of weet hoe te starten. Het kan zijn dat je elke dag boodschappen doet, veel achter je pc zit, veel op internet suft, veel spelletjes op internet doet. Je zou een deel van die tijd kunnen gebruiken om structuur en overzicht aan te brengen.
6. Afspraken met jezelf om je organisatie bij te houden, moet je ook noteren in je agenda. Probeer elke dag enkele minuten te besteden om je kast bij te houden. Zo voorkom je dat het een rommel wordt. Zorg dat het een routine wordt.
7. Ruim kleren op, zodra je ze uitdoet.
Drie mogelijkheden:
- niet vies en ik doe het morgen weer aan - op de stoel
- niet vies, ik doe het morgen niet aan - in de kast
- vies - in de wasmand
8. Koop niet teveel. Houdt zoveel mogelijk spullen buiten de deur. Koop alleen dingen die echt mooi zijn. Het is jammer van het geld om goedkope spullen te kopen en daarna te moeten beslissen dat je ze eigenlijk weer weg moet doen.
Voor vragen/opmerkingen: info@anskeplante.nl of 06-53882885
Slechts 20% van de kleding die we hebben, dragen we ook echt! De rest bestaat voor een groot deel uit impulsaankopen. Je hebt het niet echt nodig, maar het ziet er leuk uit, het is afgeprijsd. Je weet echter niet hoe je het moet combineren of vind je het toch minder leuk dan in de winkel. En het blijft hangen in de kast. Hoe houdt je de impulsaankopen in de hand? Vijf tips:
1. Weet wat je in de kast hebt hangen. Eerst overzicht, dan kopen.
2. Niet kopen in de opruiming, omdat het goedkoop is.
3. Niet kopen als troost.
4. Koop het niet direct, maar gun jezelf bedenktijd.
5. Vraag jezelf telkens af: “is deze aankoop echt nodig?”
Waarom blijft die 80% hangen?
We nemen er geen beslissing over. Volgende beslissingen zijn mogelijk:
1. Bewaren
2. Weggeven
3. Weggooien.
“Ik heb er geen last van hoor…!”
Onoverzichtelijke situaties, chaos en rommel hebben altijd effect op je. Ze leiden tot stress, ze kosten tijd (je moet altijd zoeken) en het kan betekenen dat je er een schuldig gevoel aan overhoudt. Negatieve gevoelens beïnvloeden je denken en handelen. Dat betekent dat ze je kunnen belemmeren om echt iets te gaan doen.
Waarom komen we niet in actie?
Bij opruimen hebben de meeste mensen negatieve associaties. Het kost veel tijd, je krijgt er vaak nog meer troep van en het brengt een hoop onrust. Maar, je kunt ook heel anders tegen opruimen aankijken. Het brengt rust, het bespaart tijd, je krijgt weer “ruimte” in je hoofd en je wordt er blij van. Wijze waarop we tegen “opruimen” aankijken, bepaalt of we wel of niet in actie komen.
Wat is nu echt de oorzaak?
Gebrek aan kasten is haast nooit de oorzaak. Oorzaken zijn in te delen in drie categorieën:
Technische oorzaken
- Kleding heeft geen vaste plek. Kleren blijven op de stoel liggen en schoon wasgoed blijft in de wasmand.
Tip: geef spullen een vaste plek.
- Je hebt meer kleding dan hetgeen in je kast past.
Tip: ga kleding sorteren (bewaren, weggooien, weggeven)
Externe oorzaken
Die liggen buiten jezelf en zijn lastiger te beïnvloeden. Je bent b.v. net verhuisd, je hebt te maken met gezinsuitbreiding, je bent een eigen bedrijf gestart, je huisgenoten zijn erg slordig.
Tip: Bij externe veranderingen, overgangsfases in je leven moet je jezelf rust en tijd gunnen. Creeer geen onrealistische verwachtingen.
Emotionele oorzaken
Je vind het lastig om dingen weg te gooien. Je koopt graag. Je zegt sociale activiteiten af, omdat je moet opruimen. In je hoofd zeurt de hele tijd “ik moet opruimen, ik moet opruimen”. Je koopt allerlei bakjes en mandjes, omdat je moet opruimen.
Tips:
- probeer eens minder te kopen
- probeer iets kleins weg te doen
- Maak een doos met dingen waarover je twijfelt en zet die eens een maand weg (kijken of je de spullen die erin zitten mist).
Aan de slag!
Uitgangspunten
1. Kleding die je dagelijks gebruikt, berg je zo dicht mogelijk op bij de plek waar je ze gebruikt, bijv in de slaapkamer.
2. Speciale kleding, kleding voor een gelegenheid, kan in een kast hangen die verder weg staat, bv op zolder, in de logeerkamer.
3. Geef elke plank en elke lade een bepaalde functie (bv plank op ooghoogte voor ondergoed en sokken, plank erboven voor t-shirts).
De aanpak
1. Planning
- Wat is je doel? Wat wil je bereiken met opruimen?
Formuleer je doel positief, schrijf het op en vertel het aan huisgenoten.
- Welke taken moet je uitvoeren om je doel te realiseren?
Definieer kleine taken en doe elke dag/week iets. Maak de taken heel specifiek en zorg ook dat je weet wanneer een taak gereed is
- Reserveer tijd om de taken uit te voeren
Wees realistisch en reserveer niet teveel tijd achter elkaar. Maar zorg ook dat je niet te weinig tijd hebt.
- Wat heb je nodig?
Vuilniszakken, dozen, stofdoek, stofzuiger.
Zorg dat je het klaar hebt staan als je begint.
- Beloon jezelf als je klaar bent.
Een voorbeeld:
Mijn doel is overzicht aan te brengen in de kledingkast, zodat ik elke morgen makkelijk mijzelf kan aankleden, zonder dat ik hoef te zoeken. Dat betekent dat ik diverse planken moet leeghalen en de kleding moet sorteren. Ik begin met het uitzoeken van de stapel t-shirts met korte mouwen. T-shirts die ik dit jaar niet heb gedragen, komen niet meer terug in de kast. Ik trek hiervoor een half uur uit. Ik reserveer in mijn agenda tijd op woensdagochtend tussen 9.30 en 10.00 uur. Als beloning drink ik een kop koffie en lees ik een boek/blad.
2. Aanpakken
Tips:
- Sorteer snel: bewaren, weggeven, weggooien
- Twijfel: maak een speciale tas met twijfelgevallen.
Je kunt jezelf de volgende vragen stellen:
a. is het nog heel (geen gaten) nee? weggooien
b. is het nog te repareren nee? weggooien
c. is het wel eens gedragen nee? weggeven
d. is het nog mooi (geen vlekken) nee? weggeven
e. heb ik het dit seizoen gedragen nee? weggeven
De rest bewaar je.
3. Bijhouden
Tips:
1. Realiseer jezelf elke keer dat opruimen niet het doel is. Het doel is een overzichtelijke kledingkast.
2. Zoek naar een systeem, een aanpak die bij jou past en blijf open staan voor nieuwe gewoontes en routines. Blijf leren.
3. Ga na wat je belangrijk vind om elke dag, elke week of elke maand te doen om je kledingkast overzichtelijk te houden. Maar een schema (als je dat prettig vind) en werk het af.
4. Vraag je af of je het zelf moet doen. Of schakel hulp in (zus, vriendin, professional organizer).
5. Weet wat je met je tijd doet! Ga ook na waar je nu veel tijd aan spendeert, misschien omdat je niet durft of weet hoe te starten. Het kan zijn dat je elke dag boodschappen doet, veel achter je pc zit, veel op internet suft, veel spelletjes op internet doet. Je zou een deel van die tijd kunnen gebruiken om structuur en overzicht aan te brengen.
6. Afspraken met jezelf om je organisatie bij te houden, moet je ook noteren in je agenda. Probeer elke dag enkele minuten te besteden om je kast bij te houden. Zo voorkom je dat het een rommel wordt. Zorg dat het een routine wordt.
7. Ruim kleren op, zodra je ze uitdoet.
Drie mogelijkheden:
- niet vies en ik doe het morgen weer aan - op de stoel
- niet vies, ik doe het morgen niet aan - in de kast
- vies - in de wasmand
8. Koop niet teveel. Houdt zoveel mogelijk spullen buiten de deur. Koop alleen dingen die echt mooi zijn. Het is jammer van het geld om goedkope spullen te kopen en daarna te moeten beslissen dat je ze eigenlijk weer weg moet doen.
Voor vragen/opmerkingen: info@anskeplante.nl of 06-53882885
donderdag 15 oktober 2009
Overzicht in de financiën: een boek voor bestuursleden
Door Esther Schulte
Uitgeverij Kluwer
Boekhouden, een balans, een jaarrekening. Eng!?
Als je bestuurslid wordt/ bent van een vereniging of stichting dan moet je wel iets van financiën weten. Met het boek van Esther Schulte in handen wordt de ingewikkeldste balans heel overzichtelijk. Haar uitgangspunt is: iedereen kan het leren, als je het maar vaak genoeg doet en als je de financiële stukken maar goed leest.
Het boek gaat niet alleen maar over de financiën, maar ook over andere aspecten die aan de orde komen in een vereniging of stichting.
Bijzonder vond ik de eerste paragraaf van dit boek. Daarin komt de vraag aan de orde, die elk bestuur zich moet stellen, “wat is het doel van mijn vereniging/stichting?” Als die vraag beantwoord is binnen het bestuur en de vereniging/stichting, dan is een eerste belangrijke stap genomen. Alle financiële afwegingen kunnen worden getoetst aan deze doelstelling. Een begroting is in feite ook niets anders dan de vertaling van het inhoudelijke beleid in geld.
Ook wordt in het eerste hoofdstuk van het boek aandacht besteed aan hetgeen wordt verwacht van de bestuursleden. Het is belangrijk zijn dat alle bestuursleden dit goed lezen en elkaar hier ook op aanspreken.
Als de doelstellingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn en ook besproken zijn binnen het bestuur, is de kans groot dat ook de vertaling richting de financiën duidelijker wordt.
Veel financiële termen zijn dan niet direct helder, maar daarvoor kan dit boek goed worden gebruikt. Veel voorkomende termen, zoals eigen vermogen, overlopende posten of afschrijvingen, komen aan de orde. Ze worden ook toegelicht met eenvoudige cijfervoorbeelden. Dit boek is een naslagwerk bij het lezen van de financiële stukken.
Ook worden hele concrete adviezen gegeven:
1. Bespreek regelmatig de financiële stand van zaken, zodat je als bestuur niet voor verrassingen komt te staan.
2. Lees de jaarrekening en de toelichting erop zorgvuldig en vraag nadere toelichtingen per post.
3. Het vaker lezen van financiële overzichten maakt het makkelijker.
Als je een bestuursfunctie uitoefent ben je verantwoordelijk, niet alleen voor het reilen en zeilen van de club, maar ook voor de financiële gezondheid. Besturen wordt leuker en meer ontspannen als de financiën goed zijn geregeld en iedereen betrokken is bij de gang van zaken. En: je kunt het leren!
Daarbij kan dit boek goed helpen. Het is zeer toegankelijk boek en makkelijk geschreven.
Gelezen door: Anske Plante
www.anskeplante.nl
Uitgeverij Kluwer
Boekhouden, een balans, een jaarrekening. Eng!?
Als je bestuurslid wordt/ bent van een vereniging of stichting dan moet je wel iets van financiën weten. Met het boek van Esther Schulte in handen wordt de ingewikkeldste balans heel overzichtelijk. Haar uitgangspunt is: iedereen kan het leren, als je het maar vaak genoeg doet en als je de financiële stukken maar goed leest.
Het boek gaat niet alleen maar over de financiën, maar ook over andere aspecten die aan de orde komen in een vereniging of stichting.
Bijzonder vond ik de eerste paragraaf van dit boek. Daarin komt de vraag aan de orde, die elk bestuur zich moet stellen, “wat is het doel van mijn vereniging/stichting?” Als die vraag beantwoord is binnen het bestuur en de vereniging/stichting, dan is een eerste belangrijke stap genomen. Alle financiële afwegingen kunnen worden getoetst aan deze doelstelling. Een begroting is in feite ook niets anders dan de vertaling van het inhoudelijke beleid in geld.
Ook wordt in het eerste hoofdstuk van het boek aandacht besteed aan hetgeen wordt verwacht van de bestuursleden. Het is belangrijk zijn dat alle bestuursleden dit goed lezen en elkaar hier ook op aanspreken.
Als de doelstellingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn en ook besproken zijn binnen het bestuur, is de kans groot dat ook de vertaling richting de financiën duidelijker wordt.
Veel financiële termen zijn dan niet direct helder, maar daarvoor kan dit boek goed worden gebruikt. Veel voorkomende termen, zoals eigen vermogen, overlopende posten of afschrijvingen, komen aan de orde. Ze worden ook toegelicht met eenvoudige cijfervoorbeelden. Dit boek is een naslagwerk bij het lezen van de financiële stukken.
Ook worden hele concrete adviezen gegeven:
1. Bespreek regelmatig de financiële stand van zaken, zodat je als bestuur niet voor verrassingen komt te staan.
2. Lees de jaarrekening en de toelichting erop zorgvuldig en vraag nadere toelichtingen per post.
3. Het vaker lezen van financiële overzichten maakt het makkelijker.
Als je een bestuursfunctie uitoefent ben je verantwoordelijk, niet alleen voor het reilen en zeilen van de club, maar ook voor de financiële gezondheid. Besturen wordt leuker en meer ontspannen als de financiën goed zijn geregeld en iedereen betrokken is bij de gang van zaken. En: je kunt het leren!
Daarbij kan dit boek goed helpen. Het is zeer toegankelijk boek en makkelijk geschreven.
Gelezen door: Anske Plante
www.anskeplante.nl
Abonneren op:
Posts (Atom)
