Bureau opruimen

Een bureau vol met stapels papier is een chaos als:
• de papieren geen verband met elkaar hebben en
• als er geen beslissingen worden genomen over de papieren.
Iedereen weet het: een vol bureau werkt demotiverend, maar een opgeruimd bureau schept ruimte in je hoofd. Niet iedereen begint aan het opruimen van het bureau.

Vijf redenen om te gaan opruimen
1. opruimen kost minder tijd dan zoeken;
2. je kunt effectiever werken als er overzicht is;
3. als je overzicht hebt, kun je dingen makkelijker vinden en opbergen;
4. een overzichtelijke werkplek is ook voor anderen toegankelijk. Dit is belangrijk in geval van vervanging.
5. het hoort bij je werk. Het lijkt misschien onbelangrijk, maar organiseren, administreren en opruimen zijn een onderdeel van je werk en horen bij je kernactiviteiten. Het is zelfs nodig om je kernactiviteiten goed te vervullen.

Vier termen om te onthouden
1. Kernactiviteiten
Bedenk eerst wat je kernactiviteiten zijn. Kernactiviteiten zijn de werkzaamheden die een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de afdeling, het bedrijf.
2. A-locatie
Het bureau, de werkplek is de A-locatie. Op deze A-locatie bewaar je de documenten waar je dagelijks aan werkt. Je hebt ze op deze A-locatie onder handbereik. Gebruik deze locatie dan ook goed.
3. B-locatie
De kast achter het bureau is de B-locatie. Op deze B-locatie bewaar je documenten die je nodig hebt als naslagwerk of om af en toe in te zien.
4. Archief
Dossiers die zijn afgehandeld kunnen worden opgeborgen in het archief.

Acht tips
1. Houd het bureaublad zo leeg mogelijk.
Spullen die in op het bureaublad liggen, dienen vaak als heugensteuntjes.
Naar verloop van tijd worden de geheugensteuntjes onderdeel van de stapels op het bureau en gaat de functie van geheugensteuntje verloren.
2. Ruim na elke klus direct op
De dossiers die je elke dag gebruikt krijgen een plaats op de A-locatie.
3. Wat verticaal is, is zichtbaar
Bij hangmappen kun je makkelijk zien welk onderwerp het betreft.
Wat horizontaal is, is verborgen (stapels op het bureau).
4. Geef alles een vaste plek
Wees consequent.
5. Sorteer losse spullen
Leg losse pennen, blocnotes bij elkaar of berg het op in een lade.
6. Reserveer elke dag tijd om op te ruimen
Realiseer je: het hoort bij je werk (doe het niet alleen voordat je op vakantie gaat).
7. Maak nieuwe map voor nieuw project
Maak voor een nieuw project direct een nieuwe map aan. Laat het niet liggen in een postvakje of in een ander stapeltje.
8. Neem elke dag beslissingen over je papieren
Archiveren, Afhandelen, Delegeren, Lezen en Weggooien (maak veel gebruik van de prullenbak!)